Управление запасами

На рис. 27.4 показана комбинированная система управления запасами сырья или готовых изделий с обратной/прямой свя~

зью. Как и в случае контроля счетов дебиторов, компания, стараясь контролировать свои запасы, может уделять основное внимание наиболее дорогостоящему ассортименту в запасах, сохраняя при этом относительно большие запасы более дешевых изделий.

Как видно из рис. 27.7, управление запасами включает следующие стадии: прогнозирование будущего использования запасов; мониторинг фактического использования запасов; мониторинг фактических затрат на пополнение запасов; мониторинг времени, необходимого для создания запаса

путем поставки или производства (время поставки или время производства).              ;

1 ?

Мы предположим, что политика оптимизации запаса состоит в минимизации суммарных затрат от хранения запаса. При заданном уровне спроса (от производства на материалы или покупателей на готовые изделия) затраты на хранение запаса определяются компромиссом между двумя противоречащими факторами: постоянными затратами на пополнение; альтернативными затратами капитала, инвестированного в запасы.

Рис. 27.7. ABC-анализ запасов

Каждый раз, когда нужно восполнить запас, необходимы определенные постоянные затраты. Если сырье приобретается у поставщиков, то затраты на пополнение равны стоимости размещения заказа плюс постоянные транспортные расходы.

С одной стороны, чем чаще запас пополняется или используется в производстве, тем больше сумма постоянных затрат на пополнение за определенный период. С другой стороны, чем выше уровень запасов, поддерживаемый фирмой, тем реже требуется пополнение запаса и тем меньше постоянные затраты на пополнение за данный период.

Если фирма "связывает" свой оборотный капитал в форме запаса, она отказывается от соответствующих альтернативных вложений этого капитала. Поэтому капитал, вложенный в хранение заказов, имеет связанную с ним альтернативную стоимость, и чем выше средний уровень хранимого запаса, тем выше альтернативная стоимость этого капитала.

Чтобы минимизировать ежегодные суммарные затраты на хранение запаса, руководство может использовать одну или обе из следующих стратегий. Снизить до минимально возможного уровня постоянные затраты на каждое пополнение запаса (что позволит снизить средние уровни запасов с соответствующим снижением альтернативных затрат капитала, вложенного в запасы). При определенных постоянных затратах на каждое пополнение оптимизировать средний уровень хранения запасов, чтобы минимизировать суммарные затраты на хранение запасов за период (суммарные затраты на пополнение плюс альтернативные издержки капитала).

Вторая стратегия является подчиненной относительно первой, так как при минимально возможных затратах на пополнение можно затем минимизировать полные затраты на хранение запасов. Снижение затрат на пополнение означает, что фирма может работать при более низких уровнях запасов (будь то запасы сырья или готовых изделий) при большем числе пополнений за определенный период. Логическим следствием этого может стать, например, то, что поставщики будут осуществлять

16 Стратегический учет для руководителя

много поставок в течение дня в точном соответствии с производственными требованиями фирмы, и тогда будут нужны (или совсем не нужны) лишь небольшие запасы сырья с последующим отказом от затрат на складские помещения и от всех других затрат, связанных с хранением запасов.

Согласование и оптимизация снабжения, производства и доставок требует принятия определенных принципов (философии) управления производством, которые пока используются только в некоторых фирмах Великобритании и США. С другой сторо^ ны, японские фирмы твердо следуют философии тщательно " спланированных и разработанных производственных систем.

Например, компания 'Toyota" (Япония) имеет всего одночасовой ^ резерв в запасах, в то время как компания "Ford" (США) традиционно имеет запасы на три недели. Небольшие запасы требуют эффективной и прогнозируемой работы производственных систем, в то время как большой объем запасов может защитить от краха неэффективную и непрогнозируемую систему.

Метод минимизации полных затрат при определенном уровне постоянных затрат на пополнение достаточно прост. На рис.27.8 показана упрощенная диаграмма изменения запасов в зависимости от времени.

Пополняемое количество является заранее определенной величиной, равной объему повторяемого заказа фирмы, когда объем запаса падает ниже определенной "точки возобновления заказа" (или просто точки заказа). Чем меньше пополняемое количество, тем ниже средний уровень запаса. Для управления запасами требуется информация о двух показателях: пополняемом количестве, при котором достигается минимум затрат на хранение запаса для заданных затрат на пополнение и заданных альтернативных издержек капитала; точке заказа, прохождение которой указывает "регулятору" запаса, что нужно пополнить запас (заказать новый объем). Заказ на пополнение должен осуществляться в тот момент, когда остающийся запас достаточен для поддержки производства (в случае сырья) или спроса покупателей (в случае готовых изделий) в течение периода между заказом и доставкой, который обычно называют "временем выполнения заказа".

Определение пополняемого количества и точки заказа

Как отмечалось выше, затраты на хранение запаса состоят из двух элементов, один из которых возрастает и второй убывает

Время              Время              Время              Время

выполнения              выполнения              выполнения              выполнения

заказа              заказа              заказа              заказа

Рис.

при росте объема заказываемой партии. На рис. 27.9 показаны графики этих двух величин в зависимости от размера партии для заданного периода времени (в данном случае год, хотя в некоторых случаях это может быть месяц, неделя или даже день).

пополняемое              партии

количество

Рис. 27.9. Затраты на хранение запаса

Если фирма заказывает установленный объем (Q) определенного вида запаса каждый раз, когда уровень запаса падает ниже уровня для повторения заказа, то средняя величина запаса (в предположении равномерного использования между поставками) определяется формулой

Средняя величина запаса = Q/2.

Полные затраты на хранение этого запаса за год задаются следующей формулой:

Годовые затраты на хранение запаса = iQV/2,

где / — альтернативные издержки капитала, связанного с запасом (выражается ставкой процента), V — затраты на единицу запаса. В данном случае запас оценивается по стоимости его замены или текущей покупной цене плюс любые переменные транспортные расходы или другие переменные операционные издержки.

Если D — суммарная потребность в запасе на год, то количество повторных заказов в течение года задается формулой

Потребность в запасе на год Л Л

Количество пополнении                             brz              = D/Q.

Объем пополнения              '              ^

Если F — постоянные административные затраты на размещение каждого заказа, то

Ежегодные затраты на пополнение запасов = DF/Q.

Из этих двух формул мы получаем уравнение для суммарных затрат, показанное в графическом виде на рис.27.9.

Ежегодные суммарные затраты на хранение запаса = iQV/2 + DF/Q.

Продифференцировав эту формулу по объему пополнения запасов (Q) и приравняв производную к нулю, получаем формулу для определения минимальных суммарных затрат;

d (S)/d (Q) = iV/2 - DF/Q2 = 0,

где S — ежегодные суммарные затраты на хранение запаса.

Преобразовав это уравнение, находим объем пополнения запаса при минимальных ежегодных суммарных затратах на хранение данного вида запаса:

Q = ij{2DF / iV).

Пример ’

Фирма должна решить в зависимости от природы своей деятельности, в какой степени она должна защитить себя от этой неопределенности, устанавливая точку заказа.

Величина точки заказа состоит из двух компонентов: уровня остающегося запаса, соответствующего ожидаемому времени выполнения заказа;              ^ дополнительной величины запаса, используемой как "буферный" резерв против исчерпания запаса.

Потребность в запасе на время выполнения заказа рассчитывается следующим образом:

Средняя потребность в запасе на время выполнения заказа =

= (Ежегодная потребность х Среднее время выполнения заказа

(дни))/365 = DL/365.

Используя данные фирмы "Marchena", получаем:

Средняя потребность в запасе на время выполнения заказа =

= (16 ООО X 18)/365 = 789 кг.

Буферный резерв запаса равен потребности в запасе на десять дней (оценка руководства, основанная на предыдущих данных о длительности поставок). Мы можем рассчитать это значение точно так же, как и среднюю потребность на время выполнения заказа:

Буферный резерв запаса = (16 ООО х 10)/365 = 438 кг.

Уровень точки заказа равен сумме среднего времени выполнения заказа плюс буферный запас, т. е.

Уровень точки заказа = 789 + 438 = 1 227 кг.

Точка заказа определяет уровень запаса, при котором фирма направляет заказ на его пополнение. В подобных непрерывных процессах исчерпание запаса может иметь катастрофические последствия. Придется останавливать и чистить установку и вновь инициировать процесс, когда поступит новый запас, что потребует очень больших расходов. Однако в других производственных ситуациях фирмы могут работать с более низкими буферными запасами и, следовательно, с более низкими точками заказа при условии, что простаивающие производственные мощности в случае исчерпания запаса можно занять другим процессом.

Выгоды "скидок с количества

Используя приведенную выше формулу ежегодных суммарных затрат на хранение запасов, можно определить, стоит ли

ft _                            П

использовать скидку с количества , предлагаемую поставщиком. Для этого нужно сравнить ежегодные суммарные затраты на хранение запаса определенного вида без скидки с этим же показателем при наличии скидки. Мы предполагаем при первом расчете, что компания использует оптимальный объем заказа (пополнения), рассчитываемый по формуле оптимального объема; для второго расчета мы используем объем заказа, необходимый для получения скидки.

Например, поставщик фирмы "Marchena” готов предложить скидку 5% за любой заказ не менее 2750 кг. Суммарные затраты на хранение запаса (Л) определяются по формуле:

S=(iQV)/2+ DF/Q.

При оптимальном объеме пополнения, равном 2309 кг, ежегодные затраты равны

с              0,12 х              2 309              к 10              16 ООО х 200

S =              +              = ? 2771 в год.

2              2 309

При дисконтируемом объеме запаса 2750 кг ежегодные затраты на хранение запаса равны

с              0,12 х              2 750              х 9,5              16 ООО х 200 г ,

S =              — +                                          = ? 2731 в год.

2              2 750

Результат со скидкой несколько предпочтительней и снижает затраты на ? 40.

Система хранения запасов "с двумя контейнерами

Описанный выше метод контроля запасов естественным образом сводится к очень простой и эффективной физической системе управления, известной как система "с двумя контейнерами". Запас содержится в двух контейнерах, первый из которых заполняется до точки заказа, а второй — объемом пополнения запаса (объемом заказа).

Изъятия запаса осуществляются из второго контейнера, и как только он опустошается, подается новый заказ. Затем делаются изъятия из первого контейнера, пока не будет доставлен новый запас. Перед приходом нового запаса содержимое первого контейнера переносится во второй (чтобы избежать накопления старого запаса). После доставки нового запаса первым заполняется резервный контейнер, и остаток добавляется к старому запасу во втором контейнере. При использовании контейнеров с автоматической подачей подобная двойная сис-

тема может оказаться слишком дорогостоящей. В этом случае! инспекторы должны делать частые измерения уровня запаса или установить автоматический измеритель уровня.

Оценка запаса              t

Запасы сырья можно оценивать двумя способами:              4 на базе текущей рыночной стоимости; на базе исходной стоимости покупки.

Для принятия решений первый метод является единственной приемлемой базой оценки, если "текущая рыночная стоимость" равна альтернативным издержкам используемого вида запаса. Мы подробно рассматривали концепцию альтернативных издержек в гл. 7 и 8. Однако на практике запас обычно оценивается с помощью одного из методов оценки исходных затрат. Существует ряд важных причин использования этой базы оценки, несмотря на то, что она явно не подходит для целей принятия решений. Налоговые управления указывают, что запас должен оцениваться по исходной стоимости покупки. Скорость оборачиваемости определенного запаса может оказаться столь высокой, что нет существенных отличий между исходной и текущей рыночной стоимостью этого запаса. Исходная стоимость до сих пор остается основной базой подготовки отчетов для внешних пользователей.

Оценка по исходной стоимости может оказаться необходимой в целях финансового контроля. Если запас оценивается по его исходной стоимости, фирма может согласовывать платежи за сырье в течение года с исходной стоимостью запаса, использованного в течение года, а также с разностью в стоимостях начального и конечного запасов.

Последнее может оказаться очень важным для фирмы в определении порчи и потери запаса и контроле движения потоков наличности.

Мы рассмотрим три метода оценки запаса по исходной стоимости: FIFO — "первым вошел, первым вышел"; LIFO — "последним вошел, первым вышел"; по средней стоимости.

На рис. 27.10 показано движение запасов фирмы в течение финансового года.

Система FIFO предусматривает, что приобретенный первым запас используется первым, оставляя на конец года запас, приобретенный последним. Отметим, что подобное движение запаса используется как допущение только в учетных целях оценки запаса и не обязательно совпадает с физическим движением запаса.

Пример

Фирма ’’Marchena pic" закупила химический препарат, который поступал в течение года шестью партиями. Показатели покупок и использования показаны в табл. 27.3. На начало года не было никакого запаса; на конец года запас составлял 3000 т.

С помощью метода FIFO 8390 т запаса, использованных в течение года, оцениваются следующим образом:

1800 т по цене за тонну ?              4.50

2240 т по цене за тонну ?              4,50

1000 т по цене за тонну ?              4,60

3250 т по цене за тонну ?              4,85

100 т по цене за тошгу ? 5,00

Суммарная стоимость использованного запаса

Запас, остающийся на конец года, оценивается следующим образом:

1000 т по цене за тонну ?              5,00              ?              5000.00

2000 т по цене за тонну ?              5,25              ?              10 500,00

Суммарная стоимость запаса на конец года              ?              15 500,00 (FIFO)

Таблица 27.3

По методу LIFO предполагается, что запас, использованный в любой определенный момент времени, оценивается исходя из того, что он был приобретен последним. Чтобы использовать этот метод, необходимо знать, как использовался запас в течение года, что позволяет определить цену последнего приобретенного запаса на момент использования. Ниже рассматривается оценка использованного запаса и запаса, оставшегося на конец года, по методу LIFO. Внимательно посмотрите на числа на рис. 27.11. Отметим, что любое использование запаса на период определяется по цене самого последнего приобретения.

Оценивая запас по методу LIFO, получаем:

Стоимость запаса, использованного за данный период              ? 40 442

Стоимость запаса, оставшегося на              31 декабря              ? 14 101

Итого              ? 54 543

Метод LIFO труден для применения, поскольку каждое использование запаса нужно оценивать согласно ценам последних поставок. Например, на 13 октября было использовано из запаса 1400 т, которые были оценены по ? 5 за 1100 т (последняя поставка) и по ? 4,85 за остальные 300 т, которые считаются поступившими (в целях оценки) 27 августа. В отличие от метода FIFO метод LIFO требует ведения точного отчета о всех движениях запаса и о ценах покупок.

Оценка

30 декабря

В методе оценки запаса по средним значениям изъятия из запаса рассчитываются по средней стоимости наличного запаса перед данным изъятием (табл. 27.4). Покупки (i) добавляются к остатку запаса (iv) в тоннах и оцениваются по цене их поступления (ii) для добавления к стоимости запаса (vj). Средняя стоимость (v) получается от деления стоимости запаса (vi) на остаток запаса в тоннах. Средняя стоимость затем используется для оценки изъятий из запаса на момент их выполнения.

Мы можем теперь подытожить все три метода оценки в табл. 27.5.

Таблица 27.4

Таблица 27.5

В методе FIFO в качестве базы оценки запаса на конец года используются последние цены, но при оценке запаса, который потребляется в течение года — устаревшая стоимость. Поэтому

при растущих ценах стоимость запаса в балансовом отчете приближается к текущей стоимости (поскольку используются последние покупные цены запаса), в то время как запас в счете прибылей и убытков оценивается по более низкой стоимости. Поскольку прибыль в финансовых отчетах дается как доход от продаж за минусом стоимости использованных ресурсов (включая запас, потребляемый в производстве), метод FIFO приводит к завышению прибыли в период растущих цен. Обратная ситуация наблюдается при использовании метода LIFO, когда получается более точное приближение к текущей стоимости при расчете показателей счета прибылей и убытков.

При расчете прибыли вычисления по методу LIFO ближе всего к текущей стоимости, но показатель конечного запаса в балансовом отчете занижается. Метод средней стоимости объединяет достоинства и недостатки FIFO и LIFO, так как при растущих ценах он может завышать учетную прибыль и занижать текущую стоимость наличного запаса на дату балансового отчета. Однако все три метода имеют недостаток, заключающийся в том, что значения, которые получаются при их применении, объективно доступны для проверки, но не имеют экономического смысла, поскольку все они включают затраты, понесенные в различные моменты времени.