ПОДГОТОВКА, УТВЕРЖДЕНИЕ И ЗАЩИТА БЮДЖЕТА ОТДЕЛОВ ЧР

Подготовка бюджета отдела ЧР, как и подготовка бюджета любой другой службы, включает в себя следующие этапы: 1.

Определение целей и планов подразделения. 2.

Прогноз уровней деятельности, которые необходимы для достижения целей и выполнения планов, в соответствии с общим бюджетом предприятия и предположительным будущим уровнем активности предприятия и задачами по снижению накладных расходов или поддержанию их на прежнем уровне. 3.

Оценка ресурсов (рабочая сила и финансы), необходимых для того уровня активности, которого предстоит достичь. 4.

Расчет затрат для каждого направления деятельности — сумма этих затрат даст итоговую цифру бюджета.

Утверждение

Утвердить бюджет означает предварительно согласовать цели и планы — в бюджете, представляемом высшему руководству, не должно быть сюрпризов. Для утверждения расходов должен быть подготовлен убедительный пример поддержки прогнозируемого уровня деятельности по каждому направлению на основе анализа затрат/доходов.

Защита

Лучший метод защитить бюджет — заранее подготовить логическое обоснование для каждой группы расходов, которое покажет, что они необходимы и соответствуют предполагаемым затратам. Если все согласовано и достигнута договоренность об уровне услуг, это дает дополнительную основу для защиты подготовленного бюджета.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ВНЕШНИХ РЕСУРСОВ

Раньше считалось, что предоставление услуг в сфере ЧР обязано обеспечить само предприятие. В настоящее время они все чаще приобретаются у сторонних поставщиков. Руководители сталкиваются с вызовом, который сформулировал Том Петере (Тот Peters, 1988): «Они должны доказать, что эта услуга не может быть оказана по контракту». М. Уитли ( Wheatley, 1994) цитирует положение одной крупной глобальной корпорации, которое гласит: «Производи только те изделия и применяй внутренние источники только для тех услуг, которые вносят непосредственный вклад в наше преимущество в конкурентной борьбе или помогают его поддерживать».

Подразделения ЧР могут с успехом передавать некоторые виды деятельности внешним консалтинговым фирмам или другим агентствам, которые оказывают услуги в таких областях, как подбор персонала, подбор кандидатур на руководящие должности, профессиональное обучение, техника безопасности и социальная помощь. Те подразделения ЧР, на которые была возложена ответственность за такие виды деятельности, как общественное питание, управление парком машин, управление производственными помещениями и безопасность (потому что больше не на кого было возложить эти функции), могут с радостью передать их внешним фирмам.

Пример использования внешних ресурсов

Существуют три причины для привлечения внешних ресурсов: •

Экономия затрат — затраты кадровой службы снижаются, поскольку такие услуги дешевле и можно сократить размер подразделения ЧР. •

Концентрация усилий кадровой службы — работники подразделения не отвлекаются от решения ключевых задач, которые приносят добавленную стоимость. •

Получение специальных знаний — можно приобрести ноу-хау и специальные знания, которых нет в данной организации.

Области, в которых используются внешние источники

Основными сферами привлечения внешних ресурсов, как выявил Институт персонала и развития (1998Ь), являются: •

повышение квалификации; •

набор персонала; •

соблюдение техники безопасности, охрана труда и предоставление советов; •

деятельность по юридическому консультированию работников и социальным выплатам; •

возможности присмотра за детьми; •

управление оплатой труда; •

услуги по юридическому консультированию специалистов; •

услуги по поддержанию здоровья и охране труда.

Проблемы, возникающие при привлечении внешних ресурсов

Преимущества привлечения внешних ресурсов кажутся неоспоримыми, но есть и проблемы.

Одна из основных проблем, на которую они указывали, возникала, когда фирмы обращались к внешним ресурсам по вопросам краткосрочного снижения затрат и уменьшения численности работающих. Проблема заключалась в том, что некоторые фирмы бездумно вовлекали внешние организации в процесс осуществления ключевых функций в каком-либо конкретном случае для того, чтобы получить кратковременное преимущество, в то время как другие видели, что их поставщики услуг завышают ставки. Фирмы могут сосредоточить внимание на ключевых видах деятельности, которые оправданы в данный момент, но не принимать во внимание будущие потребности. Кроме того, с внешней точки зрения, привлечение внешних сил к функциям, выбранным наугад, может привести к падению морали работников и возникновению настроений «кто следующий».

Принятие решения о привлечении внешних ресурсов

Если все же имеются серьезные причины для привлечения внешних ресурсов, свести проблемы к минимуму может помочь внимательное рассмотрение ситуации с внешними ресурсами до начала работы. Необходимо тщательно оценить все возможности, чтобы определить, можно ли и следует ли привлекать внешние источники именно отсюда, и точно разобраться, чего можно достичь привлечением внешних ресурсов. Необходимо ответить на следующие вопросы: Является ли данный вид деятельности основным или вспомогательным? Насколько эффективно он осуществляется в настоящее время? Какой вклад он вносит в финансовое благополучие данной организации и ее престиж? Это хорошая возможность перестроить подразделение ЧР, подвергая каждый вид деятельности критической проверке для того, чтобы установить, могут ли услуги быть оказаны внутри организации или лучше привлечь их со стороны, и стоит ли их оказывать вообще. Привлечение ресурсов со стороны может быть оправдано, если ясно, что так можно получить более качественную услугу по более низкой цене.

Решение об обращении к сторонним компаниям может быть принято только после скрупулезного анализа, который покажет, каким образом другие организации реализуют функции, относящиеся к ЧР.

Выбор фирмы для оказания услуги

Кратко изложив потенциальным поставщикам услуг суть задачи, следует выяснить, что они могут предложить. Чтобы обеспечить себе возможность выбора, необходимо обратиться к трем или четырем поставщикам. В предложении должно быть подробно изложено, каким образом будет решена задача, и сколько это будет стоить. При выборе необходимо учитывать то, насколько предложение удовлетворяет конкретной специфике организации, каков уровень и репутация фирмы и сколько это стоит (это важный, но не единственный момент — наиболее существенным является уровень оказания услуги). Необходимо получить отзывы о фирме до того, как будет составлен и подписан контракт. В контракте должны быть очень четко оговорены услуги, стоимость и условия прекращения действия контракта.

Управленческие и правовые аспекты привлечения сторонних ресурсов

Руководство организациями, оказывающими услуги, должно быть столь же, и даже еще более, внимательным, как руководство услугами внутри фирмы. Стандарты услуг и бюджеты следует регулярно пересматривать и согласовывать, а информационные управленческие системы должны быть организованы таким образом, чтобы можно было следить за ходом выполнения работ. Если что-то не в порядке, необходимо быстро принимать корректирующие меры, а если возникают серьезные проблемы, то договор должен быть разорван.

В правовом отношении привлечение сторонних источников базируется на контракте об оказании услуг, и покупатель услуги имеет право настаивать на том, чтобы условия контракта строго выполнялись. Кроме того, на покупателей возлагается обязанность выполнять контракт со своей стороны, например предоставлять согласованные производственные возможности, выполнять условия лизинга, оговоренные в контракте по управлению парком автомобилей, и платить за оказываемую услугу в соответствии с контрактом.