Компьютеризованные системы бухгалтерского учета

Хотя мы не ставим своей целью обучение компьютеризованным методам бухгалтерского учета, ознакомление с системами составления финансовых отчетов, использующими стандартное программное обеспечение для бухгалтерского учета, будет полезно для менеджеров.

Большинство пакетов программного обеспечения для бухгалтерского учета строится вокруг трех основных баз данных: учетного регистра продаж, где проданные товары записываются по счетам отдельных заказчиков и происходит кредитование поступлений наличности от этих заказчиков; учетного регистра покупок, где по счетам отдельных поставщиков записываются операции покупок и платежи; бухгалтерской книги, которая содержит все счета, показанные в счете прибылей и убытков и балансовом отчете (включая счет наличности).

На рис. 30.3 показана структура бухгалтерских учетных регистров, используемая во многих компьютеризованных системах.

Механизм ведения двойных записей осуществляется путем использования кодов номинальных счетов и "контрольных счетов". Когда информация о продаже поступает на счет определенного заказчика в учетном регистре продаж, пользователь вводит код для идентификации типа выполненной продажи (т. е. создает уникальную ссылку на счет продаж продукта в бухгалтерской книге), который суммируется с другими продажами продукта для получения суммарного показателя продаж в номинальном списке балансов. Когда от заказчика поступают деньги, контрольный счет передает эту оплату на счет наличности в бухгалтерской книге. Баланс между продажами и поступлениями денег от заказчиков это, конечно, сальдо дебиторской задолженности, показанное как баланс "контроля дебиторов” в предварительном балансе бухгалтерской книги (рис. 30.4).

При создании компьютеризованной системы бухгалтерского учета необходимо выполнить следующее. Создать структуру счетов, т. е. статей (мы предполагаем здесь, единственную организационную единицу) и список номинальных счетов и кодов.

Программа должна включать определенные процедуры, которые позволяют вносить корректировки по накоплениям, амортизации и предоплатам. Кроме того, она должна создавать предварительный баланс и устанавливать счета по запросу.

Ясно, что это лишь самое общее описание работы компьютеризованной системы бухгалтерского учета. Большинство таких систем следует описанным выше процедурам, хотя существуют и более сложные пакеты, которые позволяют составлять бюджеты, формировать счета-фактуры и заказы, подготавливать

платежную ведомость и работать со счетами подразделений, отделов и, конечно, холдинговых компаний с многими филиалами. Ограничения редко связаны с программным обеспечением, а скорее с емкостью запоминающих устройств используемых компьютерных систем. Для всех компаний, кроме самых крупных, большинство систем финансового учета может работать на3 персональном компьютере (PC) или на группе PC, объединенных в сеть, при относительно умеренных затратах[XLIV].

В этой главе мы рассмотрели три метода подготовки накопительных счетов. Каждый из этих методов основывается на системе двойной записи финансовых операций, которая раскрывается в структуре счета прибылей и убытков и балансового отчета. Мы вкратце описали, как работают пакеты компьютеризованного финансового учета, хотя для реализации подобной системы потребуется ознакомление со специальной литературой. В следующей главе мы обратимся к последней теме этой книги — интерпретации финансовых отчетов.