ТЕМА 2.1. ИНФОРМАЦИОННАЯ СРЕДА ОРГАНИЗАЦИИ

Что такое организация? Как рассматривают субъект «организация» теоретики менеджмента? Организация — это устойчивая формальная социальная структура, которая берет ресурсы из окружающей среды и обрабатывает их, чтобы произвести продукцию.

«единство материального и социального»), и как весь трудовой коллектив. Организация (фирма, предприятие и пр.) пронизана множеством информационных потоков. Эти потоки можно определить как внешнюю и внутреннюю информационные среды любой организации.

Что представляют собой внешние и внутренние информационные потоки в организации? Внешние информационные потоки отражают отношения между предприятием и экономическими и политическими субъектами, действующими за его пределами. Они определяют взаимодействие между предприятием, его реальными и потенциальными клиентами, конкурентами и пр. Согласно Мескону, внешнее окружение организации выглядит следующим образом (рис. 3).

Фирма должна постоянно следить за основными компонентами внешней среды, к которым относятся экономические, технологические, политико-правовые, социокультурные и физико-экологические факторы.

Известно, насколько зависит предприятие от изменений во внешней среде. Анализ благоприятных внешних возможностей и угроз деятельности предприятия предполагает сбор, обработку, оценку значимости для предприятия важнейших изменений во внешней среде (экономической, социальной, технической, политической, международной). Поставщики!»^«] Ж @232О Ж Нетрудовых ресурсов^® |м ате риалов *ка пит ал а )| И государственные»

* 1 ?' Р ган ыТУУ** ?; | , ЕЕЗрЗЗШШЗ \ ! У а) Среда прямого воздействия на организацию

б. Среда косвенного воздействия на организацию Рис. 3. Внешняя среда организации

Внешняя среда характеризуется:

взаимосвязанностью факторов, выражающей уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие;

сложностью, определяемой количеством факторов, на которые предприятие должно реагировать, и уровнем их вариативности;

динамичностью, отражающей относительную скорость изменения внешней среды под влиянием изменений в технике и технологии, конкуренции и др.;

неопределенностью, оцениваемой количеством информации, имеющейся в распоряжении предприятия, и ее качеством.

Итогом анализа состояния и тенденций изменений внешней среды предприятия является перечень угроз и открывающихся благоприятных возможностей для предприятия.

Внутренние информационные потоки определяются отношениями, сложившимися в трудовом коллективе, а также производственными знаниями (ноу-хау).

Какой подход может быть применен консультантом для анализа внутренней среды организации? Для анализа внутренней среды организации применим системный подход, так как организация состоит из множества частей (элементов, тесно связанных между собой).

Современные методы преобразования предприятия связаны с информационными технологиями, поэтому они затрагивают не только организацию, но и ее информационную систему.

Запомнить!

Информационная система — это система, реализующая автоматизированный сбор, обработку, манипулирование данными и включающая технические средства обработки данных, программное обеспечение и обслуживающий персонал.

Иначе говоря, информационная система — это комплексное сочетание оборудования (компьютеров), программного обеспечения, процедур, документации и персонала, ответственного за ввод, движение, управление и дистрибуцию данных и информации.

Как и в любой системе, важно, чтобы компоненты ИС работали вместе, были совместимы, минимально избыточны, максимально полны и хорошо согласованы друг с другом.

Создание новой информационной системы приводит к большим, чем смена оборудования и программного обеспечения, изменениям. Проектируя новую информационную систему, мы перепроектируем организацию в целом. Это влечет за собой изменения в работе, квалификации, управлении бизнес-процессами.

Относящиеся к внешней среде факторы, внешние по отношению к организации, влияют на создание и структуру информационных систем.

Примерами внешних воздействий являются: -

увеличивающиеся затраты на использование рабочей силы, сырьевых и информационных ресурсов; -

конкурентоспособные действия других организаций; -

изменения в законодательстве и нормах государственного контроля.

Как информационные технологии влияют на организацию? Чтобы это понять, консультанту следует учитывать, что существуют две равнозначные позиции по данному во - просу.

С экономической точки зрения информационные технологии систем могут рассматриваться как средства производства, которые свободно заменяют капитал и рабочую силу. Так как стоимость информационных технологий падает, они заменяют рабочую силу, которая исторически имеет возрастающую стоимость.

Информационные технологии, уменьшая материальные и иные средства на приобретение и анализ информации, дают возможность организациям снижать общие затраты. С их помощью менеджерам проще наблюдать за большим числом служащих.

Кроме того, как считают специалисты:

с переходом от централизованного управления к децентрализованному встал во - прос о создании такой информационной технологии, с помощью которой можно было бы обеспечивать необходимой информацией менеджеров и их партнеров, принимающих решения в условиях децентрализации;

использование информационной технологии должно нивелировать организационную сложность предприятия;

использование информационной технологии должно обеспечить коммерчески выгодные интерфейсы и сжатие внутрифирменной и внешней информации;

выбранная информационная технология должна обеспечить соответствующую коммуникационную структуру, в том числе коммуникационную структуру виртуальных предприятий1 (реализация современных высокопроизводительных организационных проектов, например создание виртуальных организаций, без жесткой привязки производственных участков к определенному месту требует полного использования потенциала информационных технологий с помощью телекоммуникационных средств);

информационная технология должна обеспечивать интеграцию децентрализованных систем (организационным рычагом могут стать виртуальные межотраслевые предпринимательские группы)1.

Исследование поведенческой теории дало несколько доказательств того, что информационные системы автоматически преобразовывают организации. Исследователи изучали запутанные сложные связи, с помощью которых организации и информационные технологии взаимно влияют друг на друга.

По их оценке, информационные технологии могут изменять иерархию принятия решений в организациях, снижая затраты на приобретение информации и расширяя ее использование.

быстро реагировать на изменение потребительских предпочтений и внешней конкурентной среды; -

сокращать продолжительность периода от разработки товара до его выведения на

рынок; -

обеспечивать качество «с первого раза»; -

производить несколько модификаций товара и выпускать товары на заказ; -

сокращать сроки доставки; -

четко выполнять заказы; -

использовать индивидуальный подход к обслуживанию потребителей; -

оперативно внедрять новые технологии и развивать творчество и инновационный процесс; -

оперативно реагировать на развитие конкуренции.

Вопросы и задания для самопроверки: 1.

Как вы понимаете термин «организация»? 2.

Расскажите, что представляют собой внешние и внутренние информационные потоки в организации. 3.

Объясните, почему для анализа внутренней среды организации применим системный подход. 4.

Расскажите, что такое информационная система. 5.

Дайте характеристику внешней среды организации. Из каких элементов она состоит? 6.

Объясните, как информационные технологии влияют на организацию.