Понятие и цели планирования

Понятие планирования и плана

В обществе с высоким уровнем технического, культурного и экономического развития такой инструмент как планирование, является неизбежным помощником в процессе управления.

Как государственные, так и частные организации должны в сложной ситуации планировать свои цели и свою деятельность.

Планирование может быть различным по срокам, точности, по вносимым поправкам и степени координации. Общими являются следующие признаки: •

упорядоченный процесс, •

обработка информация, •

разработка проекта, •

направленность на достижение определенных целей, •

отношение к будущему.

Цели планирования

Высшая цель планирования состоит в том, чтобы быть действенным инструментом достижения целей предприятия, т.е. своевременно выявлять средства, альтернативы, а также шансы и риски достижения целей и выбирать соответствующие мероприятия.

Из этой главной цели вытекает ряд частных целей планирования. Следуя положениям Вильда (Wild, Untemehmungsplanung, с. 19), который в связи с этим говорит о «специальных функциях планирования», различают следующие цели планирования: •

направленность целей: путем планирования цели более низкого порядка и действия лиц, так и отделов согласуются с целями более высокого порядка. •

раннее предупреждение: планирование позволяет путем прогнозирования проблем своевременно принимать решения или превентивные меры. •

координация частных планов: при помощи планирования согласуют решения отдельных проблем и избегают этим их непредвиденного воздействия друг на друга, препятствующего их реализации. •

подготовка принятия решений: в процессе планирования анализируются, выявленные проблемы и исследуются те альтернативы, которые могут привести к решению проблем (достижению целей).

определение основных методов контроля: путем планирования становится возможным сравнивать желаемые параметры плана как с прогнозом, так и с фактически достигнутыми величинами (полученными величинами) и одновременно следить за предпосылками последующего планирования. Таким образом, планирование становится основой результативного контроля. •

информация сотрудников: при помощи планирования можно соответствующим образом извещать сотрудников о целях, альтернативах, применении средств, ограничениях и сроках. •

мотивация сотрудников: сотрудничество в процессе разработки плана, а также при согласовании плановых заданий позволяет стимулировать работу сотрудников по выполнению плана, т.е. стимулировать достижение производственных и личных целей.

Частные задачи и фазы планирования

Из названных целей планирования вытекает ряд частных задач. Тот, кто планирует, должен иметь полную ясность о целях т.е. о том, •

каким целям нужно следовать вообще, •

из каких подцелей состоят цели более высокого ранга, •

какие связи существуют между отдельными подцелями, •

каким отдельным целям следует отдавать особое предпочтение, •

для какого периода времени выбираются цели, •

какие шансы и риски связаны с выбранными целями.

Тот, кто планирует, должен знать, какие значения параметров внешней среды на которые он, как правило, не может влиять (природные явления, законы, рыночные условия), могут оказать влияние на его действия и поступки. Это влияние состоит в том, что данные окружающей среды, как правило, ограничивают пространство возможных действий планирующего лица.

Тот, кто планирует, должен знать все внутренние данные, показывающие ограничения и невозможность изменений своего собственного предприятия (местоположение предприятия, сотрудники, техника, мощности машин и механизмом, границы рынка, система сбыта), то, что на планируемый период следует рассматривать как неизменную данность.

Тот, кто планирует, должен владеть самой обширной информацией о тех параметрах, которые могут быть изменены им в течение планового периода. Эти переменные при решении являются центральными величинами его активных действий, их он может представлять как независимые альтернативы для принятия соответствующих решений. Все множество допустимых решении составляет свободное пространство возможных действий, так называемую область допустимых значений.

Тот, кто планирует, должен иметь обоснованную информацию о том, с какой вероятностью некоторое альтернативное решение будет влиять на достижение цели. Только тогда, когда будет видно, как альтернативы способствуют реализации поставленных главных и побочных целей, целей более низкого и высокого ранга или начальных, промежуточных и конечных целей, можно прийти к выводу о том, какая альтернатива или цепочка альтернатив должна быть избрана.

Тот, кто планирует, нуждается в информации о возможностях пересмотра решений. Планирующий должен знать, в каком объеме могут быть пересмотрены, модифицированы и уточнены в последующие периоды те решения, которые он принял ранее. Решения, принятые на длительную перспективу и не пересматриваемые в плановом периоде, связаны с рисками для достижения успеха.

Разносторонний и систематический анализ целей, данных внешней среды, внутренних данных о состоянии предприятия, планируемых изменений, воздействий определенных альтернатив на достижение целей, а также возможные пересмотры плана должны в конечном счете способствовать разработке таких планов, которые снижали бы риск принятия ошибочных решений и повышали бы шансы достижения поставленных целей.

Если рассмотреть процесс планирования с начала до конца, то в нем можно выделить отдельные фазы. Каждая из фаз характеризуется постановкой особых задач и системно связана с другими фазами последовательностью выполнения и обменом информацией.

разработка целей, •

постановка проблем, •

поиск альтернатив, •

прогнозирование, •

оценка и принятие решений, •

исполнение, •

определение плановых показателей, •

расчет фактических показателей. •

сравнение фактических и плановых показателей (выявление отклонений плана от факта), •

анализ отклонений, принятие мер по корректировке.

Фазы разработки целей, постановки проблем, поиска альтернатив, прогнозов, оценки и принятия решений входят в процесс планирования. Мероприятия, которые проводятся после выбора задания плана, т.е. исполнение, задание плановых показателей, выявление фактических показателей, сравнение плана и факта, анализ отклонений, а также принятие мер по корректировке, обобщены под названием «управление исполнением» или «управление в узком смысле». Управление исполнением охватывает, таким образом, само исполнение, лежащее между планированием и конечной реализацией, общий контроль, а также обеспечение исполнения решения. Контроль, таким образом, образует одну из фаз управления исполнением.

Если в начале первого периода принимается обязательное решение не только по альтернативе этого периода, но и по всей цепочке альтернатив дерева решений, то речь идет о жестком планировании.

Такой подход окажется приемлемым в случае, если общее планирование предприятия осуществляется при полной информации о будущем развитии. Поскольку такое предположение об информации очень далеко от действительности, то у жесткого планирования на практике обнаруживается структурно слабое место, а именно то обстоятельство, что при непоявлении ожидаемых ситуаций все последующие решения уже приняты и нельзя принимать более подходящие адаптивные решения. Частные планы определяются при жестком планировании с помощью одной из моделей оптимизации или на основе опыта. В обоих случаях жесткого планирования едва ли можно ожидать, что практически будет достигнуто оптимальное решение планируемой проблемы. Этот способ планирования обеспечивает предметную координацию и реализуемость частных планов и всей системы.