Письмо 4. Собрания совета директоров

Я ненавижу собрания и не люблю делать все по шаблону.

Порядок должен быть во всем

Всем нам в жизни необходим порядок. Начало этому было положено, когда седьмой день недели был объявлен выходным. Я решил развить эту идею дальше. Прежде всего, четыре раза в год я езжу в отпуск. Каждое утро в субботу играю в гольф, раз в неделю играю в теннис, ежемесячно принимаю участие в двух матчах лиг по теннису на закрытом корте. Раз в год я стараюсь объезжать все филиалы и каждые полгода хожу к стоматологу.

Ежемесячные собрания совета директоров входят в мой личный распорядок. Это гарантирует ежемесячный анализ работы всей компании.

Чтобы собрания совета директоров приносили пользу, необходимо знать некоторые правила. Все капитальные вложения и крупные проекты должны быть утверждены советом директоров. Каждый старший менеджер должен подготовить к собранию отчет. На собрании можно обсуждать все, что угодно, и все, что нужно.

На собрании не следует принимать новые решения, стоит лишь утверждать те, которые предлагались ранее. На собрании не стоит проводить голосования. Рутина

Чтобы внести порядок в собрания совета директоров, следуй установленному графику. Я для себя выбрал третий понедельник каждого месяца, так как к этому времени уже известны показатели прошлого месяца.

Требуй подробного отчета от каждого. Обычно это очень проблематично: трудно без опозданий собрать все необходимые документы.

Протокол помогает полностью охватить процесс собрания. У нас нет секретаря, так что роль составителя протокола берет на себя кто-либо из директоров.

Самый длинный и детальный протокол, который я когда- либо встречал, был составлен Британским советом по ремонту обуви — небольшой организацией, в учреждении которой я когда-то принимал участие. Он поминутно описывал все детали, начиная от соревнований на Кубок сапожника и заканчивая ежегодной конференцией. Единственным важным событием, которое организовал этот совет, был обед для представителей палаты общин. Он получил название «Палате общин от сапожников».

Собраниям совета директоров можно найти еще несколько применений. Они могут пригодиться для установления крайних сроков выполнения заданий («Я должен получить это к собранию совета директоров»).

Они могут быть уважительной причиной задержки («Мы обсудим это на собрании совета директоров. Но оно состоится не раньше июля»). На совет директоров можно сослаться как на высший орган власти («Да, мне нравится идея, но ее должно одобрить собрание совета директоров»).

Подготовка к собранию совета директоров

Ты обязан прочесть все документы. В первую очередь просмотри отчеты, подготовленные менеджерами, и отметь вопросы, которые стоит поставить на обсуждение. Затем пройдись по протоколу прошлого собрания. Проверь, все ли его пункты освещены в подготовленных документах. Просмотри все бумаги дважды, помечая во второй раз вопросы, которые требуют детального обсуждения. У тебя уйдет не менее четырех часов на то, чтобы составить хороший план, который поможет тебе в ходе собрания.

Само же собрание не должно длиться более четырех часов. Не прерывайтесь на ланч. Во время собрания можно выпить кофе и съесть пару бутербродов.

Даже если на повестке собрания стоит очень важный вопрос, уделите первые десять минут тому, чтобы «пройтись» по протоколу прошлого собрания. Но не более десяти минут.

Однажды мне все это надоело, и я решил положить конец этой бесконечной истории. Я составил документ под названием «Обязательства розничных торговцев», в котором продавцам было предписано решать проблемы с импортом и помогать работникам. Этот документ должен был покончить с нескончаемыми жалобами профсоюзов и производителей. Результат получился неплохой: следующие три собрания никто не жаловался, и даже наметился прогресс в решении проблем отрасли. Но через год все вернулось на круги своя, и вновь первые два часа собрания мы обсуждали все те же протоколы.

Прочитай все доклады за сутки до собрания

л Просмотри протокол и выдели пункты, которые освещены недостаточно подробно
Избегай мелочей

Обсудите все важные пункты в течение первого часа собрания. Мой юрист и независимый директор[§§] компании Роджер Лэйн-Смит всегда очень занят, и он терпеть не может сидеть без дела. Как только я позволяю директорам говорить о мелочах, он встает и уходит. Обсуждение продаж висячих замков, запаса шнурков для коричневой обуви, цен на безалкогольные напитки в нашей столовой заставит Роджера немедленно собрать свои бумаги.

Как председатель собрания ты должен управлять процессом обсуждения, не давая ему уходить от обозначенных в повестке пунктов, и при этом дать каждому возможность высказаться.

Кто в твоей команде?

В 1969 году я совершенно неожиданно стал директором. Компания тогда была в тяжелом положении: прибыль за первые шесть месяцев была очень низкой, да и результаты за год не предвещали ничего хорошего. Изменение в составе совета директоров показало акционерам, что какие-то шаги все-таки предпринимались. Я был одним из четырех директоров, которых, как я теперь понимаю, выбрали по политическим соображениям. Я, несмотря на свою молодость, стал директором магазинов женской обуви, потому что был сыном председателя совета директоров. Торговец мужской обувью вошел в состав совета директоров, так как его отец был начальником отдела персонала. Новый управляющий имуществом был правой рукой Джефри Но- укса, который боялся быть вытесненным отцом и мной. Наконец, управляющего компьютерной техникой приняли в состав совета директоров лишь потому, что это было модно в то время.

Теперь у меня нет необходимости беспокоиться о «политических» вопросах. Я могу назначать именно тех директоров, которые вносят весомый вклад в наше дело.

Нет необходимости иметь более пяти управляющих директоров. Совет директоров нужен не для того, чтобы решать повседневные дела компании — для этого можно создать отдельный управляющий совет. В совет директоров должны входить те, кто разбирается во всех основных сферах компании: управляющий директор, управляющий недвижимостью и финансовый директор — обязательно; назначение других кандидатур зависит от того, насколько ты доверяешь их мнению.

Не выбирай только тех людей, которые во всем с тобой соглашаются. Помни, что и ты не обязан ни с кем соглашаться. Не давай им возможности голосовать, и со стопроцентной долей акций последнее слово всегда останется за тобой.

Независимые директора

В частном бизнесе не обязательно иметь независимых директоров, так как в нем нет сторонних акционеров, чьи интересы нужно защищать. Тем не менее я хочу, чтобы в моей компании были такие люди, так как они заботятся обо мне.

Выбирай на эту роль людей, которым ты полностью доверяешь. Безусловно, они должны быть заинтересованы в успехе твоей компании, но что еще важнее — они должны быть на твоей стороне. Выбирай тех, к кому ты в любую минуту можешь обратиться за советом и чей совет ты ценишь. Частный бизнес может быть очень закрытым. Мы живем в своем маленьком мире, работаем на узком рынке и сами готовим менеджеров. Независимые директора расширяют наши возможности. Назначь их заниматься делами комитета по заработной плате — и они помогут тебе принять решения в тех ситуациях, когда ты не можешь консультироваться с

управляющим директором, который имеет свои собственные интересы и слишком вовлечен в бизнес, чтобы помочь тебе. Тебе нужен человек, с которым ты мог бы обсудить, к примеру, заработную плату тех же управленцев или премиальную систему.

Взаключение />Даже без голосований и принятия решений собрания совета директоров имеют большое значение: они предоставляют возможность оценить итоги деятельности компании за месяц. Собрания информируют, напоминают о проблемах и заставляют думать. Все это помогает упорядочить работу председателя совета директоров частной компании.