Письмо 30. Собрание территориальных управляющих

Самая важная роль в нашем бизнесе отводится территориальным управляющим. Их основная задача — заботиться о тех, кто, в свою очередь, заботится о наших клиентах. Они следят за соблюдением мастерскими установленных стандартов и воплощают в жизнь идеи офиса. Однако, несмотря на столь высокий пост, территориальные управляющие зачастую остаются в неведении относительно некоторых других событий, происходящих в компании. Поэтому для них необходимо проводить регулярные собрания, на которых они смогут узнать о текущих делах компании, ее планах,

высказать свое мнение по поводу новых идей и, что самое главное, встретиться с коллегами.

В год должно быть организовано четыре собрания территориальных менеджеров. Они даже важнее, чем собрания совета директоров. Поэтому день их проведения должен быть определен заранее и зафиксирован в ежедневнике каждого управляющего.

Принятие повестки дня

Обычно собрания начинаются около одиннадцати утра и продолжаются до обеда следующего дня. В самом начале я объявляю, какие изменения были внесены в наши бизнес-планы. Кроме самого собрания обязательно проводятся закрытые заседания, где территориальные управляющие могут обсудить проблемы, которые они видят в политике компании и в работе главного офиса. Эта информация является сугубо конфиденциальной и передается лишь мне и управляющему директору.

Главной частью собрания является ужин, во время которого территориальные управляющие могут поделиться друг с другом своими мнениями. Этот процесс не требует твоего вмешательства. Меньше всего они хотят, чтобы главный офис организовывал для них официальное мероприятие.

Цель таких встреч — помочь региональным менеджерам лучше делать свою работу.

что поможет территориальным управляющим повысить прибыль? Как я могу облегчить их работу? Ответы и станут главной темой собрания, ведь оно должно быть направлено на укрепление основных положений политики компании. Территориальные управляющие могут легко запутаться в деталях и упустить главные моменты. На одном собрании, посвященном теме «Как стать лучшими в своем деле?», управляющие единогласно высказались в поддержку нашего стремления стать квалифицированными мастерами по ремонту часов, а не просто теми, кто меняет в часах ремешки и батарейки. Главенствующая роль в реализации задуманного отдавалась обучающим программам. Мы объяснили, что хотим быть лучшими в своем деле и что это позволит нам стать лидером на рынке, лидером, который не полагается в своей политике на низкие цены. Наше предложение было принято с энтузиазмом. Два дня управляющие рассказывали нам, как можно добиться поставленной цели, и ни разу мы от них не услышали, почему это может не получиться.

ПРАВИЛА ПРОВЕДЕНИЯ СОБРАНИЙ

Сделай собрание приятным событием

Тебе хочется, чтобы управляющие с нетерпением ждали каждого собрания? Здесь большое значение имеет то, насколько хорошо были спланированы предыдущие. Аудитория только тогда будет с нетерпением ожидать очередной встречи, если все прошедшие до этого были интересными, важными и упрощающими работу территориальных управляющих.

Не менее важно и то, как ты подойдешь к организации встречи. Не экономь на мелочах. Выбери уютный отель с хорошим центром досуга. Узнай личные предпочтения приглашенных. Раз в год мы устраиваем специальные мероприятия, приуроченные к собранию, — развлечения, позволяющие управляющим отвлечься от работы. Пейнтбол, картинг, стрельба — отличные варианты.

Выбирай хороших докладчиков

Не позволяй собранию превратиться в импровизированную трибуну, за которой выступают лишь руководители главного офиса. Любой докладчик должен уметь продать свою идею. Многие годы я поучал главный офис, что его работа состоит в поддержке и обслуживании филиалов. Этот стиль менеджмента должен быть отражен и на всех собраниях. Каждый выступающий должен убеждать, объяснять, но ни в коем случае не давать наставлений. Все должны быть заинтересованы в комментариях территориальных управляющих.

Ни один вопрос не должен обсуждаться дольше сорока минут, а всем выступающим следует придерживаться отведенного времени и заранее подготовленного текста. Собрание должно быть тщательно спланировано, а речь каждого выступающего отрепетирована.

Очень важно то, как сделан доклад.

качественно делать презентации. Ты должен присутствовать на протяжении всего собрания, прислушиваясь к каждому слову. Будь готов вмешаться, если вдруг что-то пойдет не так. Наибольшую проблему представляет соблюдение отведенного регламента. Некоторые выступающие даже не догадываются о том, что им давно пора закругляться! Но чем дольше они говорят, тем дальше они уходят от темы. Твоя задача — удержать обсуждение в рамках выбранной темы. Как председатель ты должен дать слово каждому территориальному управляющему, ведь новые идеи предложат именно они, а то, что скажет главный офис, тебе уже и так известно.

Если ты и в самом деле хочешь, чтобы собрание удалось, научи свой высший управленческий персонал делать презентации. Убедись, что они понимают, насколько важны в презентации наглядные материалы и то, что на подготовку их сорокаминутного выступления уйдет по крайней мере шесть часов.

Курсы риторики для сотрудников Timpson - идет прослушивание

Вступительное слово

Отведи несколько часов на то, чтобы подготовить собственную вступительную речь. Постарайся как можно больше рассказать о текущем положении дел в компании, а затем перейди к ее политике.

За последние десять лет я не менее сорока раз выступал перед территориальными управляющими и рассказывал о планах компании на будущее. От собрания к собранию суть моего выступления кардинально не меняется. Главное — быть последовательным и логичным. Люди не хотят работать в компании, у которой нет четкого пути развития, и они не любят, когда их заставляют немедленно выстроить замок, а спустя минуту разрушить его. Команда приобретает уверенность, когда видит, что идеи эффективно внедряются на практике, а политика компании, направленная на достижение успеха, постепенно совершенствуется.

На протяжении десяти лет я говорил о спаде в сфере услуг по ремонту обуви и о том, какие меры необходимо предпринять. Я предложил совершенствовать навыки наших мастеров по изготовлению ключей и гравировке. До этого наш бизнес по изготовлению ключей приносил два миллиона фунтов в год, а по гравировке — скромную сумму в двести пятьдесят тысяч фунтов. Повысив профессионализм работников, мы увеличили нашу прибыль: сегодня это пятнадцать миллионов и четыре миллиона фунтов соответственно. За те десять лет рынок мастерских по ремонту обуви сократился на семьдесят процентов, но это не помешало нашей компании набирать обороты.

Были и другие идеи, с которыми я обращался к работникам. Я всегда внушал им, что мы должны стремиться стать лучше, чем есть, чтобы гарантировать превосходство качества наших услуг по сравнению с конкурентами. Я отмечал, что это дает нам шанс назначать более высокую цену и противостоять кризисным явлениям на рынке. Кроме того, я постоянно всех призывал как можно лучше обслуживать клиентов и вот уже на протяжении многих лет мотивирую территориальных управляющих к созданию команды профессиональных работников, используя показатели оборота для определения успеха.

Все эти идеи я использовал в течение десяти лет, и сегодня они так же актуальны, как и тогда, когда впервые пришли мне в голову.

Не пренебрегай собраниями. Во-первых, они заставляют тебя развивать стратегию компании, а во-вторых, служат хорошим средством доведения сути стратегии до работников. Четыре раза в год, готовя свою речь, ты должен будешь весь день размышлять о путях развития твоего бизнеса.

Твои основные задачи как президента компании — разработать стратегию и довести ее до сотрудников. А собрание — это форум, который объединяет эти задачи в одно целое.