Письмо 26. Подготовка к выступлению

Большинство из нас не являются ораторами от природы.

Готовя устное выступление, докладчик должен хорошенько разобраться в теме разговора и набросать план.

Подготовка плана выступления

Тщательно обдумывай содержание каждого выступления. Иногда твоя речь будет заранее предопределена. Если тебе предстоит выступать во время долгого официального обеда, твоя задача — сказать теплые слова в адрес слушающих, чтобы доставить им удовольствие и вселить чувство гордости за то, что они там присутствуют. На званом ужине компании ты должен убедить своих сотрудников и их супругов, что они работают в лучшей компании страны. Разговаривая с банковскими работниками и инвесторами, ты должен убедить их в том, что в твою компанию и в твой бизнес стоит вкладывать деньги.

На общих заседаниях руководящего состава ты волен выбирать предмет обсуждения самостоятельно, но в твоем выступлении должна четко прослеживаться основная

тема. Ограничь себя одной основной идеей. Перед тем как написать речь, определись, что именно ты хочешь сказать. Поговори с коллегами и узнай, чему, по их мнению, должно быть посвящено твое выступление. К вопросам, важным для бизнеса, относятся следующие: Почему мы должны быть лучшими в своем деле и как этого можно достичь? Как оставаться лучшей компанией, в которой хотели бы работать специалисты? Как повысить наши стандарты в розничной торговле? Насколько важны диверсификация и обучение работников новым навыкам?

Выбрав тему, можешь приступать к написанию речи.

Запиши все вопросы, приходящие тебе в голову и касающиеся выбранной темы. Подготовь длинный список, в котором вопросы будут расположены в случайном порядке. Если ты выбрал тему значимости ремонта часов, то примерный список должен выглядеть так: Легко ли обучить ремонтировать часы? Какова конкуренция в сфере услуг по ремонту часов? Насколько велик рынок этих услуг? Как должны выглядеть мастерские? Сколько дополнительной прибыли мы можем получить? Краткая история этого вида деятельности.

Какой опыт уже имеется у нас в этой сфере? Какую позицию мы занимаем на рынке? Какие преимущества это дает сотрудникам мастерской?

10. Какие требуются инвестиции?

Расположи свои идеи в логической последовательности и обрати особое внимание на то, как начинается и как заканчивается твоя речь. Определив, в каком порядке должны освещаться вопросы, проговори их вслух, а затем предложи одному из коллег оценить весь список. После такого тщательного процесса подготовки начнет вырисовываться твоя речь.

Используй наглядный материал в своем выступлении

Ты должен решить не только о чем говорить, но и как это делать. Выбери манеру выступления, соответствующую событию, к которому оно приурочено, и максимально удобную для тебя самого.

Если хочешь облегчить себе задачу, напиши всю речь подробно, без сокращений и прочитай ее вслух слово за словом. Этот способ подготовки прекрасно подойдет для дебюта, однако не следует обращаться к нему часто. Лучше использовать кратко сформулированные основные мысли, которые обеспечивают более непринужденный стиль выступления, особенно когда ты ориентируешься в теме и знаешь, что хочешь сказать. Записанных мыслей не должно быть много — это позволяет сделать речь более естественной и произвольной, но их должно быть достаточно для того, чтобы ты мог придерживаться темы. Никогда не распространяй свои записи до того, как ты начнешь выступление, иначе потеряешь аудиторию, не начав говорить.

Избегай использования кодоскопа. По собственному опыту знаю, что неумелое использование этого метода визуальной

поддержки приводит к тому, что, как только включается этот несчастный аппарат, вся аудитория начинает дружно зевать. Допустимо использовать кодоскоп для демонстрации рисунков и картинок, но ни в коем случае не текста. Нет ничего хуже, чем слушать того, кто проецирует на экран полный план доклада (который является копией пометок, подготовленных к выступлению), а затем начинает комментировать один пункт за другим. Еще хуже, если выступающий закрывает текст листом бумаги и постепенно открывает пункт за пунктом, давая свои нудные комментарии.

Я предпочитаю традиционные стенды, к которым крепятся плакаты с текстом, рисунками, чертежами и другими демонстрационными материалами. По крайней мере, они создают впечатление, что ты приложил хоть какие-то усилия к подготовке своего выступления.

Можешь использовать видео, но будь осторожен: часто это расценивается как боязнь произнести речь самостоятельно. Ты сам должен произносить речь, а не перекладывать эту задачу на видео. Позаботься о том, чтобы визуальная поддержка дополняла твое выступление, а не заменяла его.

Презентации при помощи проектора

Больше всего мне нравится делать презентации при помощи проектора. Тридцать лет назад, посещая компьютерную выставку, я увидел большой черный ящик, который превращался в автономный проектор и экран. Я ничего не знал о компьютерах, но я купил черный ящик и использую его до сих пор. Проектор помог мне провести презентации для многочисленных сотрудников, пенсионеров, групп потребителей, министерств и будущих инвесторов. Он сыграл решающую роль в привлечении средств для осуществления внутреннего управленческого выкупа и был использован четырнадцать лет назад во время выкупа компании Automagic.

Подготовку слайд-шоу начни с того, с чего бы ты начал любое другое выступление, то есть с определения главной темы и составления подробного конспекта своей речи.

Подготовка слайд-шоу требует многочисленных проб и репетиций. Ты должен знать, что означает каждый слайд и какую информацию он несет! Просмотри слайды несколько раз, вслух проговаривая свои комментарии, пока не запомнишь их очередность. В этом случае слайды станут твоими подсказками: даже если ты собьешься с мысли, следующий слайд напомнит тебе, о чем должна идти речь дальше.

Ни в чем не полагайся на волю случая. Многое может пойти наперекосяк. Организаторы часто не предоставляют обещанного оборудования. Не лишним будет захватить собственный удлинитель и дополнительную проекторную лампу. Всегда перед самым выступлением проверяй, все ли работает.

Время, потраченное на подготовку, потрачено не зря

Основательно готовься к каждому выступлению. Чем больше времени ты потратишь на репетиции, тем лучше будет твоя речь. Приезжай заранее на место выступления. Не обращай внимания на некоторую нервозность и не употребляй алкоголь для снятия напряжения. Легкое волнение лишь взбодрит тебя, чего нельзя сказать о выпивке.

Тщательно продумай вступление и заключение. Хорошее начало практически всегда гарантирует успех, но не менее важно знать, как закончить речь.

Не спеши. Многие выступления терпят провал, потому что выступающие слишком быстро говорят. Но в то же время не будь скучным и нудным, следи за поведением аудитории: по ее реакции ты сразу поймешь, все ли тебя слушают. Когда ты наберешься опыта, то научишься менять темп своей речи и даже ее содержание в зависимости от типа аудитории. Помни: ты выступаешь для того, чтобы продать себя и свою идею. Общение — это двусторонний процесс. Ты разговариваешь с людьми, а не со стенкой или со своими записями, поэтому ты должен поддерживать постоянный зрительный контакт с аудиторией.

По окончании выступления проанализируй, что прошло хорошо, а что плохо, какие наглядные пособия были эффективными, а какие нет. В следующий раз ты сможешь использовать уже свой собственный опыт. Однако никогда не будь слишком самоуверенным. Каким бы опытным ты ни был, подготовка хорошего пятнадцатиминутного выступления все равно займет четыре часа.