3.1 Подготовка к консультированию

Подготовка является начальным этапом любого процесса консультирования. На этом этапе консультант и клиент встречаются, пытаются узнать как можно больше друг о друге, обсудить и определить проблему, из-за которой был вызван консультант, и на этой основе договориться об объеме задания и выбранном подходе.

Основа успешного выполнения заданий — установить взаимное доверие и взаимопонимание, добиться полного согласия в отношении «правил игры» и оптимизма в начале выполнения задания. Деятельность по установлению первоначальных контактов касается новых заданий и новых клиентов. Если консультант возвращается в знакомую организацию для повторной работы, начальный gt;тап упрощается.

Первоначальные контакты с клиентом

Завязывание контакта с потенциальными клиентами, без запроса с их стороны

• один из путей маркетинга консультантских услуг. Любой контакт способен возбудить интерес клиента, который может решить запомнить имя консультанта на будущее. Очень редко такой контакт сразу выливается в задание. Однако если консультант вступает в контакт с клиентом, о котором имеет достаточно информации, то может показать, что знаком с проблемами клиента и предложить нечто важное. Шансы на то, что такая инициатива приведет к получению задания, значительно возрастают.

57

В большинстве случаев именно клиент завязывает первый контакт. Это означает, что он ощущает некоторые проблемы в работе организации и в управлении ею и почему-то решает пригласить консультанта по вопросам управления. Кроме того, должна быть причина, по которой он обращается к конкретному консультанту: слышал о его профессиональной репутации; коллега по бизнесу был удовлетворен работой данного консультанта и рекомендовал его; нашел фамилию консультанта в реестре или справочнике; на клиента произвели впечатление публикации консультанта или его выступления на конференциях по вопросам управления; вспомнил о том, что ранее консультант связывался с ним; любит возвращаться к консультанту, который удовлетворил его в прошлом.

Ответственность действий консультанта во время первых встреч с клиентом трудно переоценить. До встречи с клиентом для обсуждения конкретного задания, которая очень важна, консультант проводит маркетинговые исследования своих услуг, чтоб! быть во всеоружии. Первая встреча должна рассматриваться как возможность завоевать расположение клиента и произвести на Неё благоприятное впечатление. Консультант хочет быть уверенным том, что встретится с лицом, принимающим решение, человеком, который не только технически заинтересован в выполнении задания, но и может разрешить выполнение предварительного диагностического исследования, обеспечить ресурсы, требуемые для' выполнения задания.

Первоначальные встречи требуют от консультанта тщателы подготовки. Не вдаваясь в излишние детали, он собирает ВЕ ориентирующие данные о клиенте, его окружении и проблемах, типичных для его сферы деятельности. Он может узнать о финансовом положении клиента, последних результатах его деятельное текущих намерениях и проблемах из опубликованных годовых отчет или отчетных данных. Клиент не хочет, чтобы консультант приходил готовыми решениями, но ожидает, что тот будет знаком с проблема ми, аналогичными тем, которые встречаются в его организации, консультант должен найти способ умело продемонстрировать это.

Собирая информацию для того, чтобы разобраться в проблем консультант выясняет, какие изделия производит клиент или каки услуги оказывает. Эту информацию легко получить при первом ко такте или попросив клиента предоставить данные по сбыту, хара тер изделий или услуг позволяет отнести клиента к определенно сектору экономики или отрасли производства. Консультант долж знать их основные характеристики и методы хозяйствования. Обыч он собирает информацию по следующим пунктам:

1. применяемая терминология;
2. характер и расположение рынков;
3. типы сырьевых материалов и их источники;
4. технологические процессы и оборудование;
5. деловые методы и практика в данной отрасли;
6. законы, правила и традиции, преобладающие в отрасли;
7. история и развитие;
8. экономический климат и основные проблемы отрасли.
   Встреча проводится в

форме исследовательской беседы, в ходе

которой каждая сторона старается больше узнать о другой. Консультант должен поощрять клиента, чтобы он больше говорил о своих проблемах, трудностях, надеждах и ожиданиях. Обсуждение должно начаться с общей ситуации, затем перейти на частные вопросы и сконцентрироваться на реальной проблеме. Задавая вопросы и слушая, консультант оценивает, какую практику управления клиент считает здоровой и насколько готов работать с консультантами, выступая в различных ролях.

Консультант решает, как лучше описать характер и метод консультирования применительно к проблеме. Он должен быть уверен, что клиент понимает свою роль и ответственность. Клиент может хотеть обсудить предлагаемую работу с другими клиентами консультанта и попросить от них рекомендации. Клиент может знать стоимость аналогичных услуг и размеры ставок. Если он их не знает, консультанту придется решать, на каком этапе в фазе ознакомления нужно предоставить эту информацию клиенту.

Если консультант и клиент приходят к заключению, что их в принципе интересует совместная работа, следует ответить на несколько дополнительных вопросов: невозможно немедленно начать выполнение задания без какого-либо предварительного анализа проблемы и планирования работы. Следует обсудить и согласовать условия последующей работы после первой встречи. Если клиент согласен на предварительный диагноз проблемы, можно начать обсуждать, как это сделать, т.е. определить: необходимые документы и информацию; с кем и когда необходимо встретится; как следует представлять консультанта; каково отношение сотрудников к изучаемым вопросам; когда завершить предварительный диагноз и как представить предложения клиенту и т.д.

Предварительный диагноз проблемы

Чтобы иметь возможность начать выполнять задание, консультант должен точно знать, что от него ожидает клиент. Во время первых встреч консультант побуждает его говорить как можно больше о июем личном восприятии проблемы, которую следует разрешить.

• кто связался с ним и каким образом;
• как его принимают во время первой встречи;
• какие вопросы задают;
• существует ли в них какой-либо подтекст;
• что говорит клиент о своих конкурентах;
• держится ли он свободно или напряжен и т.д.

Однако наступает момент, когда консультант должен рассортировать эту информацию, выбрать основные данные и дополнить картину, которая у него уже имеется, взглянув на проблему под новым углом.

Цель предварительного диагноза проблемы — определить и запланировать нужное консультативное задание или проект. Предварительный диагноз ограничивается быстрым сбором и анализом существенной информации, которая исходя из мнения и опыта консуль-! танта необходима, чтобы правильно понять проблему, т.е. реали-1 стически ее оценить. Объем предварительного диагноза зависит от характера проблемы. Очень специфичные технические проблемъ! обычно не требуют тщательного исследования всей организации; клиента. Если консультанта приглашают решать общую проблему1 например ухудшение финансовых результатов или неспособность внедрять новшества с такой же скоростью, как конкуренты, то не--обходим общий и подробный диагноз или исследование организа-А ции клиента.

Принятие симптомов за проблемы — наиболее распространенная ошибка (например, снижение сбыта, нехватка новаторских идей \ опытноконструкторском отделе, прогулы). Плохо, когда руководив тели и консультанты заранее «знают, каковы должны быть причи-* ны», не утруждают себя сбором и анализом фактов. Взгляд на проблему лишь с одной технической точки зрения случается, если диагноз ставит руководитель или консультант высокой квалификации с уклоном в одну техническую область (конструирование, бухгал* терский учет, ПСИХОЛОГИЯ) И если не принимается ВО внимание МНОА го дисциплинарный характер управленческих проблем.

которые непосредственно связаны с исходным вопросом, представленным клиентом.

Постановка диагноза включает сбор и анализ информации по деятельности и эффективности работы клиента, беседы с отдельными руководителями и другими ведущими сотрудниками, а в ряде случаев и с людьми, не работающими в организации-клиенте. Консультант в основном не интересуется деталями, а ищет главные тенденции, взаимосвязи и пропорции. Однако опытный консультант держит глаза открытыми и может почувствовать потенциальные проблемы за деталями, которых может не разглядеть другой наблюдатель: то, как люди говорят между собой и что они говорят друг о друге; уважение к иерархическим отношениям; чистота цехов и служебных помещений; обращение с конфиденциальной информацией; любезность секретаря и т.д. Важно, чтобы взгляд на организацию, ее окружение, ресурсы, цели, деятельность и достижения был динамичным и всесторонним.

Динамизм в данном контексте означает изучение основных достижений и событий в жизни организации и возможных будущих тенденций, как они отражаются в существующих планах и оцениваются самим консультантом. Силу и слабость клиента следует рассматривать во времени: сегодняшняя сильная сторона может завтра исчезнуть, а скрытая слабость — стать в конечном счете угрозой для организации-клиента. Даже если проблема касается или может касаться одной функциональной области, консультант должен взглянуть на организацию всесторонне. Как далеко и насколько всесторонне — это дело опыта и желания, здесь нельзя дать универсального рецепта. Цель состоит в том, чтобы определить, что следует делать с проблемой при выполнении консультативного задания кон - кретных объема и продолжительности.

Методика постановки предварительного диагноза может быть различной и выбирается в зависимости от ситуации. Можно порекомендовать консультанту идти от общего к частному: от общих целей и показателей, общей эффективности работы к причинам производительности ниже нормативной и затем к более подробному изучению отдельных областей деятельности организации. Движение от Общего частному помогает ограничить предварительные диагностические исследования вопросами первостепенной важности или же убедить клиента в том, что шансы достичь ожидаемых результатов будут выше, если исследование учтет все аспекты работы предприми ин. Такой подход подразумевает, что консультант при анализе будет уделять значительное внимание следующему:

1. пропорциям между основными функциями и областями деятельности;
2. связи между затратами и выпуском;

61

3. взаимосвязи между основными показателями производительности, эффективности и результативности;
4. взаимосвязи между показателями эффективности работы и основными факторами, влияющими на их величину положительно или отрицательно.

Важный метод предварительного диагноза — сравнение. При отсутствии исчерпывающего детального анализа данных консультанту нужны опорные точки, которые могут направлять его в ходе предварительной оценки силы, слабости и желаемых улучшений. Он обнаружит их путем сравнений со следующими параметрами:

1. прошлые достижения (если эффективность работы организации ухудшилась и проблема в целом может быть исправлена);
2. собственныепланы и нормативы клиента (если реальная эффективность работы не соответствует им);
3. другиесопоставимые организации (чтобы оценить, что было достигнуто в другом месте и возможно ли это в организации-клиенте);
4. нормы,имеющиеся в консультативном подразделении или взятые из другого источника информации для проведения сравнения между фирмами.

Сравнение тщательно отобранных показателей с отраслевыми! нормами или данными аналогичных организаций — очень мощный диагностический инструмент. Он не только помогает быстро ориентироваться, но и позволяет клиенту понять реальность, которая часто может сильно отличаться от его представлений.

Несмотря на определенные общие правила, старшие консультанты, занимающиеся диагностическими исследованиями, часто имеют личные приоритеты и специфические подходы. Одни начинают с того,! что изучают основные финансовые данные, другие делают упор на] производство, третьи, прежде чем перейти к финансовой оценке и] дальнейшим исследованиям, предпочитают изучать рынки, продукцию] и услуги. В конечном итоге консультант должен изучить все облас ти и вопросы, необходимые для общего диагноза, чтобы увидетА проблему в истинном контексте и перспективе.

Успешное диагностическое исследование основано на быстро, сборе информации о характере и объеме помощи, которую консультан может оказать клиенту. Эта информация должна быть избиратель ной. Диагностические данные часто имеют общий характер. Основ ные источники информации для предварительного диагностическо го исследования — опубликованные записи и отчеты клиента, до кументации консультативного подразделения, наблюдения и бесед консультанта, а также контакты вне организации клиента.

Опубликованные материалы могут быть изданы клиентом ил другой заинтересованной организацией. К публикациям клиент! обычно относятся: годовой отчет о финансах и производственно

деятельности; финансовые, статистические, торговые и таможенные отчеты правительственным органам, торговым ассоциациям и кредитным организациям, а также экономические обзоры; рекламные материалы для сбыта, например каталоги и рекламные проспекты; сообщения для печати.

Внутренняя документация и отчеты клиента содержит данные о его ресурсах, целях, планах и эффективности работы, включая:

1. информацию о заводе и оборудовании;
2. отчеты руководству по финансовым результатам и стоимости операции, услуг и изделий;
3. статистикупо сбыту;
4. показатели производства;
5. движениематериалов;
6. оценку персонала.

Документация консультативного подразделения содержит информацию о клиенте, если он обратился туда не впервые, и может также служить источником информации об аналогичных организациях. Наблюдение за деятельностью организации и беседа с нужными людьми имеют первостепенное значение для сбора информации. Контакты с другими организациями, связанными с клиентом, могут устанавливаться либо консультантом, либо самим клиентом.

План задания

Во время первоначальных контактов с клиентом и предварительного диагноза проблемы консультант должен собрать и проанализировать достаточно информации, чтобы составить план выполнения задания.

Существенная сторона разработки планирования консультативного задания — выбор стратегии выполнения задания. Под этим мы понимаем роли, которые будут играть консультант и клиент, способ (и временную последовательность) применения и гармонизации различных методов вмешательства с их сторон, а также ресурсы, выделяемые на выполнение задания.

Выводы, сделанные на основании предварительного диагноза, суммируются, и консультант представляет свое описание проблемы, план осуществления задания, а затем намечает цели и нужные для их достижения технические мероприятия (реорганизация информационной системы, сети подразделения, введение новой программы под-ттовки персонала и т.д.). По возможности цели следует представ- лить в виде критериев качества работы в количественном измерении, описывая выгоды, которые получит клиент, если задание будет выполнено успешно. Надо также объяснить общие финансовые выгоды, чтобы он наверняка понял их значение. Социальные или качественные выгоды бывает трудно выразить в цифрах. Их описывают как

63

можно подробнее и яснее, доходчиво объясняют, как следует избегать туманных понятий, которые могут быть по-разному истолкованы.

Этапы выполнения задания следует программировать довольно детально. В основном консультант будет двигаться по фазам решения проблемы или процесса консультирования. Характер действий консультанта и клиента меняется в зависимости от фазы. Обе стороны должны знать, чего ожидает другая сторона на каждом этапе. Временной график выполнения задания — ключевой элемент стратегии. Какой темп работы выбрать? В первую очередь это определяется потребностями клиента, однако есть и другие соображения, например:

• технические, трудовые и финансовые возможности клиента и консультанта;
• осуществимый и оптимальный темп изменений;
• желательность фазового подхода к выполнению задания (на-ч чать с подразделения, которое больше всего подготовлено к изменениям и желает сотрудничать, вводить новую схему сначала экспериментальным путем и т.д.).

Определение ролей — стратегический элемент планирования за-А дания. Необходимо точно описать намечаемые мероприятия, ука- зывая следующее:

• какие действия выполняет клиент и какие консультант;
• кто подготавливает данные и документацию, в каком виде;
• какие будут использоваться встречи, рабочие группы, целевыЦ группы и формы групповой работы и кто будет в них учасг| вовать;
• какие специальные мероприятия по обучению и информиро' ванию будут предприниматься.

После детального определения ролей консультант может выявит ресурсы, необходимые для выполнения задания на каждой стадш включая:

• ресурсы, которые предоставляет консультант (время консуль танта, канцелярские средства, специализированные расчеты, научноисследовательская работа, юридическая помощь и дру гие услуги);
• ресурсы, которые предоставляет клиент (время руководства ] персонала, мероприятия по взаимодействию, административная поддержка, конторское оборудование, средства на испытаний экспериментальную работу, вычислительные операции и т.д.1

Предложения клиенту

В большинстве случаев в предложения клиенту включаются че тыре раздела, в которых приводится вся необходимая информация:

• технический раздел — предварительные данные, полученны консультантом; его оценка проблемы; подход, который он Ш мерен выбрать; программа работы, которую он предлагает;

• раздел по укомплектованию штата — имена и профили работы сотрудников консультанта, которые будут выполнять задание; старшие консультанты, нужные для руководства и контроля над работой группы в организации - клиенте;
• раздел по квалификации консультанта — опыт и компетентность консультантской организации в связи с требованиями конкретного клиента;
• финансовый раздел — стоимость услуг, возможный рост стоимости и непредвиденные расходы, а также график и другие показатели для оплаты гонораров и покрытия расходов.

Большинство консультантов предпочитают не отправлять предложения просто по почте, а лично вручать их клиенту при встрече, которая начинается с короткого устного (и визуального, если возможно) представления краткого содержания отчета. Консультант ютов отвечать на вопросы относительно начала предполагаемого задания. Если клиент настроился и согласен начать, есть явные преимущества сделать это, пока энтузиазм не остыл, а установленные контакты свежи в памяти людей.

Клиент может желать использовать услуги консультанта, но не одобрять некоторые аспекты предложения. Обычно эти аспекты предложения рассматриваются и изменяются, если консультант не способен видоизменять свой подход. Обе стороны должны прийти к полному согласию относительно того, как действовать дальше.

Параллельно составлению предложения клиенту консультант подготавливает внутренние секретные заметки по организации-клиенту и по тому, какой подход намечается использовать. Эти заметки (иногда называемые обзорными) особенно важны в крупных консультантских организациях, если для планирования и выполнения кщания используются разные профессионалы. Они не включаются и предложение клиенту.

Контракт на консультирование

При работе с клиентом немаловажно составление контракта на консультирование. Для этого необходимо даже обращаться к компе-іситньїм в этой сфере консультантам — юристам.

Предложение является основой контракта между клиентом и консультантом и в этом смысле должно содержать ответ на следующие вопросы:

• работа, которую должен выполнить консультант, и поставляемые товары (а также работа, которая выполняться не будет);
• ресурсы, которые должен обеспечить клиент;
• график выполнения работ и продолжительность проекта в целом;
• принципы оплаты работы.

• gt; 0000000000000 0000000000000000

Иногда некоторые из этих аспектов могут быть пересмотрены в ходе проекта. Если так происходит, то необходимо это закрепить документально, например в письме клиенту, подтверждающем их достоверность.

Необходимо также оговорить следующие условия заключения договора:

• как долго данное предложение остается в силе (возможно, что консультант захочет пересмотреть смету оплаты, если клиент не принимает решение о начале работ в течение шести месяцев или если консультанты, первоначально назначенные на проект, уже не работают над ним;
• что включено в стоимость (включены ли накладные расходы и налог на добавленную стоимость или они разделены, кто будет обеспечивать секретарские и другие услуги — клиент или консультант, если последний, то будет ли назначена за них отдельная оплата);
• могут ли ставки гонорара пересматриваться в ходе выполнения проекта;
• каковы условия оплаты;
• каковы условия расторжения контракта по желанию одной из сторон.

В наше неспокойное время хорошо бы внести еще и статью о на признании ответственности за то, что какие-то особые результаты не были достигнуты (за недостижение определенных результатов) и за любые связанные с этим потери клиента. Обеспечит ли это полную защиту — спорно, но, по крайней мере, поможет устранить любую двусмысленность в данном вопросе. Консультант редко может гарантировать получение расчетного эффекта от проекта, и письменные предложения должны отражать это. Например, следует исполь-; зовать слово «возможно» вместо слова «обязательно». Кроме того, клиент, возможно, захочет иметь некоторые гарантии соблюдения; конфиденциальности.

Прочие статьи могут касаться вопроса авторских прав, патентного права, роялти и других вопросов, связанных с защитой интеллектуальной собственности, а также некоторых ограничений в от-] ношении консультанта — получение работы у клиента или выполнение подобной работы для других клиентов в том же секторе (со-; вершенно неэтично со стороны отдельного консультанта заниматься разработкой маркетинговой стратегии для компании с определенным ассортиментом продукции, проделав только что то же са-| мое для ее основного конкурента).

Если консультант, который занимался организацией заключе сделки, будет участвовать и в осуществлении проекта, то пробле передачей технического задания не существует. В некоторых же с

чаях, особенно в больших фирмах, может возникнуть необхо тми. и. передачи технического задания от продавца исполнителю. В любом случае контракт должен включать следующие вуш

1. стороны, заключающие контракт (клиент и консультат gt;
2. объем задания (цели, описание работы, дата начала, календлр ный график, объем работы);
3. рабочая продукция и отчеты (документация и отчеты, которы следует передать клиенту);
4. вклад консультанта и клиента (время эксперта и время перlt; о нала, другие виды вклада);
5. гонорары и расходы (гонорар по счетам; расходы, которые но { мещаются консультанту);
6. процедура представления счета на оплату;
7. профессиональные обязанности (передача конфиденциальной информации, недопущение конфликта интересов и другие существенные аспекты);
8. авторское право (охватывающее продукты труда консультанта при выполнении задания);
9. ответственность (ответственность консультанта за ущерб, причиненный клиенту, ограничение ответственности);
10. использованиесубподрядчиков (консультантом);
11. прекращениеконтракта или его пересмотр (когда и как — предлагается сторонами);
12. арбитраж(юрисдикция, процедура решения споров);
13. подписии даты.

В практике управленческого консультирования приняты три основные формы заключения контрактов.

1. Устный договор заключается клиентом либо после рассмотрения письменного предложения консультанта, либо если он и без этого чувствует, что консультант — именно тот, кто ему нужен и сможет обеспечить требуемый профессиональный подход.
2. Письмо-договор — основной вид заключения контрактов на профессиональные услуги во многих странах. Получив предложение консультанта, клиент посылает ему письмо с согласием или с намерениями, подтверждая, что принимает предложение и выдвигаемые условия.
3. Письменный контракт. Использование письменного контракта, соответствующим образом подписанного сторонами, желательно по нескольким причинам. Это может предусматриваться законом или правилами организации- клиента по использованию внешних услуг (так обстоит дело почти во всех государственных организациях и международных учреждениях, а также во многих частных компаниях и в России, и за рубежом). Часто это наилучшая форма, ес-||и консультант и клиент относятся к разным деловым и юридическим кругам и могут неправильно понять намерения и позиции друг друга.

Консультантская фирма должна иметь свою собственную стандартную форму контракта, которую удобно использовать при работе с клиентами, не имеющими собственной стандартной формы и ожидающими ее получить от консультанта.