Предисловие

Однако ситуация с документированием трудовых отношений еще очень далека от совершенства. Многие российские компании не придают серьезного значения кадровой документации. Так, по данным Бюллетеня Минтруда РФ, кадровая документация имеется всего лишь у 53 % от общего числа российских компаний, причем в 35 % организаций система кадровых документов неполна и не отличается правильностью. Еще хуже обстоит дело с сохранностью кадровых документов: в лучшем случае пятая часть предприятий имеет специальные помещения для хранения документации, почти нигде нет лиц, ответственных за хранение. В результате огромное количество документов полностью утрачено.

Какие же основные ошибки допускаются при ведении кадровой документации?

В первую очередь, это отсутствие представлений о том, каким должен быть состав обязательной кадровой документации. Поскольку в большинстве организаций с небольшим штатом за кадровую документацию отвечает либо бухгалтер, либо секретарь, не имеющие специальной подготовки, в кадровом делопроизводстве допускается множество ошибок: отсутствуют трудовые договоры, личные карточки, отсутствует или неправильно оформляется штатное расписание, нет локальных нормативных актов, таких как правила внутреннего трудового распорядка или положение о командировках, а о сравнительно новых, но таких обязательных внутренних нормативных актах, как положение о защите персональных данных, вообще мало кто знает.

Трудовые книжки часто заполняются неправильно или не вовремя, особенно часто не оформляется перевод на другую работу в рамках одной организации.

Однако ситуация меняется, и в настоящее время цивилизованное ведение бизнеса уже невозможно без управления в рамках закона и законного регламентирования отношений между работником и работодателем.

4

Предисловие

Работодатели становятся заинтересованными в специалистах, имеющих подготовку в кадровом делопроизводстве. Многие руководители, понимая, что именно они несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в организации и на предприятии, готовы вкладывать средства в обучение своих сотрудников или принимать на работу уже обученных специалистов.

Литературы по кадровому делопроизводству издается достаточно много. Однако в большинстве своем она ориентирована либо на государственные предприятия и организации, либо на организации с большим объемом кадровой работы и, соответственно, целым штатом сотрудников кадровой службы.

Авторы данного учебного пособия ставили своей целью создание практического руководства, позволяющего организовать «с нуля» или наладить в уже существующей организации (что, без сомнения, гораздо сложнее) деятельность кадровой службы, ориентируясь, в первую очередь, на небольшие организации с отделом кадров в составе одного-двух человек. Поэтому одной из задач при рассмотрении состава и содержания кадровых документов является их систематизация по степени важности: выделены в отдельные главы документы обязательные и рекомендованные. Особое внимание уделено документам, которые создаются непосредственно в кадровой службе, информация о документах общего делопроизводства в учебном пособии носит обзорный характер. К освещению вопросов хранения кадровой документации авторы подошли с позиций последовательного изложения действий, обеспечивающих выполнение требований по хранению кадровой документации. Такой подход, на наш взгляд, значительно облегчает понимание этой достаточно сложной работы.

Другой важной задачей авторы считают освещение вопросов, вызывающих больше всего трудностей. На профессиональных интернет-сайтах были проанализированы вопросы, наиболее часто задаваемые сотрудниками кадровых служб. Так возникла глава, в которой рассматриваются особенности кадрового делопроизводства в филиалах. Вопрос о филиалах, при всей свой востребованности, пока не нашел адекватного отражения ни в литературе, ни в закон од ательстве.

В учебном пособии учтены новейшие законодательные акты, в частности поправки к Трудовому кодексу РФ, вступившие в силу с 06 октября 2006 г.