Каковы требования к оформлению делового письма и состав его реквизитов?

Заголовочная часть состоит, как было сказано, из постоянных и обязательных юридических реквизитов, необходимых для отправки писем: —

логотип (фирменный знак, изображаемый либо набором букв, либо рисунком); —

наименование предприятия и его правовая форма; —

регистрационный номер в коммерческом или отраслевом регистрах департамента;

~ почтовый индекс; —

номера телефонов, телексов; —

расчетный счет; —

номер документа, посланного по факсу (если составляется ответный на него документ).

Ниже реквизитов заголовочной части допускается располагать дополнительные сведения, например: адрес материнской компании, адреса фирм и филиалов; в целях рекламы часто указывают награды, полученные на конкурсах и выставках.

Дата. Во французском делопроизводстве дата указывается в правом верхнем углу документа. Документ без даты не рассматривается как официальный документ и соответственно не имеет юридической силы. Реквизит «дата» во французском варианте выглядит следующим образом:

Париж, 25 ноября 2000,

т. е. сначала упоминается место составления письма, затем уже сама дата: число цифрами, месяц буквами и четыре цифры, обозначающие год. Название дня недели не указывается.

Адресат (наименование организации-получателя и ее почтовый адрес). Указанный реквизит располагается под датой. Если письмо адресовано конкретному должностному лицу, то при обращении к нему никогда не сокращают слова «госпожа» и «господин»; французы пишут следующим образом:

Вниманию госпожи Клод Лебон

Ссылки.

Заголовок (во французских правилах — «тема») — это резюме в нескольких словах содержания письма. Слово «тема» подчеркивается, а реквизит оформляется следующим образом:

Тема: Генеральная Ассамблея 10.10.2000

Текст. Начало текста располагается под реквизитами заголовочной части. К нему предъявляется ряд требований, а именно: ясность, краткость, точность, предосторожность и вежливость.

Ясность. Не следует употреблять нечеткие формулировки, в частности, такие эмоционально окрашенные, как например: «Стены у входа в дом будут роскошно отделаны». В этом случае следует указать, какие именно материалы будут использованы. Не надо писать: «Наш представитель направляется к вам, чтобы встретиться с вами как можно скорее», стоит зафиксировать точную дату визита. Ясность письма проистекает из ясности мысли и четкости формулировки. Любая корреспонденция должна быть написана хорошим канцелярским языком. Употребление иностранных слов, даже очень привычных, не рекомендуется, так как может привести к ошибкам в понимании.

Краткость. Коммерческое письмо должно быть коротким и сжатым, чтобы адресат, пробежав глазами, смог быстро принять нужное решение. Коммерческое письмо есть рабочий инструмент, не более того.

Точность. Приверженность правде в деловых отношениях есть абсолютная необходимость. Неточность, тем более ложь могут привести к потере доверия клиента. Не надо объявлять, например, что доставленные товары имеют наивысшее качество, в то время как качество обычное. У клиента это вызовет только недоверие. Не пишите: «В ответ на ваше последнее письмо», но «В ответ на ваше письмо от 14 июля» или «от 14 числа текущего месяца», потому что фирма, в которую вы пишете, могла за этот интервал послать другое письмо, которое вы еще не получили. Не говорите: «Наши условия те же самые, что и для ваших предшествующих заказов по той же статье», так как этим вы вынуждаете читателя обращаться к прежней переписке.

Предосторожность. Составитель письма не должен давать оружие сопернику или потенциальному противнику, так как бизнес и конкурентная борьба в нем часто очень суровы. Он должен избегать при изложении сути вопроса упоминаний о текущем состоянии дел фирмы. Например, он не должен раскрывать последних реальных цен на свои товары, а назвать лишь те базовые цены, о которых он хочет поговорить. Это не недостаток в искренности, это тактический ход. Всякий работник, прежде чем окончательно оформить письмо, должен убедиться в том, что оно согласовывается с общей стратегией фирмы. Сверх того, он должен принять все меры предосторожности, чтобы оградить себя от возможного судебного процесса, проконсультировавшись, например, с юридической службой предприятия. Таким образом, он воздержится от обещания заплатить в определенный срок, если не уверен в том, что сможет выполнить это обязательство. Он также не будет обещать поставить товар к конкретному числу, тогда как товар еще находится на стадии изготовления

и, следовательно, нельзя быть абсолютно уверенным в том, что предусмотренный срок будет соблюден.

Вежливость. Если позиция вашего корреспондента вас раздражает, не старайтесь это показывать: он может обидеться. Если ваш деловой партнер медлит с ответом на срочное письмо — не обвиняйте его в злонамеренности. Возможно, вы неточно указали его адрес и письмо может быть вам возвращено по почте. Напишите письмо во второй раз с вежливыми извинениями по поводу того, что вы, возможно, ошиблись в адресе. Чтобы показать ваше искреннее доверие и расположение, пошлите фотокопию с предыдущего письма. Если вы все же подозреваете вашего корреспондента в нежелании отвечать, пошлите ему заказное письмо с уведомлением о получении. Возможно, лучше в этой ситуации послать более настойчивое письмо, но не нарушая правил вежливости.

Обращение. Характер обращения выбирают с учетом двух моментов: —

кто получатель письма; —

какой тип отношений поддерживается с ним.

Следует придерживаться двух простых правил: —

когда вы колеблетесь и не знаете, как обратиться, то употребление обращения «господин» или «госпожа» всегда корректно и во всяком случае предпочтительнее ошибки; —

когда у человека несколько должностей, выбирают наиболее важную.

Если вы хотите использовать общепринятые обращения, то мужчина, пишущий другому мужчине, может обратится к нему словами «уважаемый господин X (фамилия)» или «уважаемый... (имя и отчество)», если он его хорошо знает.

Далее, рассматривая обращения, используемые в коммерческой переписке, следует уделить внимание тому, что, если получатель имеет важную должность, это необходимо подчеркнуть, например: «господин министр», «господин президент». К нотариусам, поверенным, известным артистам и художникам во Франции обращаются «мэтр», что в переводе означает «мастер», «учитель», «преподаватель», «наставник», т. е. некто глубокоуважаемый. Слова «госпожа» и «господин» никогда не сокращают при обращении.

Делопроизводственная служба часто имеет дело с весьма схожими по содержанию письмами. В этом случае употребляют несколько стандартных фраз, которые во всех письмах всегда одни и те же. Их можно °бъединить в три группы: —

формулировки для начала письма; формулировки, отражающие содержание письма; формулы вежливости. Приведем несколько примеров по каждой из групц. Формулировки для начала письма.

Для подтверждения получения:

«Мы подтверждаем получение вашего письма от...»; «Ваше письмо от... нами получено»;

«Мы оценили вашу заинтересованность, выражен- ную в письме от...».

Для подтверждения чего-либо:

«Мы вас проинформировали нашим письмом от...»; «В продолжение нашего телефонного разговора...»; «Мы еще раз подтверждаем наше письмо, в кото- _ ром...».

Чтобы сделать заказ:

«Не могли бы вы отправить в наш адрес как можно скорее...»;

«Подтвердите, пожалуйста, получение уведомлением...»;

«Просим вас принять следующий заказ...».

Чтобы ответить на заказ:

«Мы принимаем условия, предложенные в вашем письме от...»;

«В ответ на ваше письмо от... направляем вам при- ложение...»;

«Благодарим вас за полученный заказ от...»

Формулировки, отражающие содержания письма:

«Не могли бы вы сообщить мне...»;

«Вы обяжете нас, если укажете...».

Чтобы потребовать оплату:

«Анализ вашего счета показывает, что вы остаетесь должны сумму в размере...»;

«Во избежание возможной ошибки напоминаем вам, что наш счет...»

Чтобы перевести деньги:

«Вы найдете при сем прилагаемый банковский чек (или почтовый перевод) за №...

«В дополнение к вашему счету просим принять...»;

«В дополнение к вашей выписке из счета от... мы перечислили на ваш счет №... в банк... сумму в размере...»

Чтобы узнать ошибку, извиниться, отказаться:

«Сожалеем о вкравшейся ошибке...»;

«С сожалением сообщаем вам...»

Среди наиболее употребляемых в деловых письмах заключительных формулировок вежливости можно упомянуть следующие:

«С глубоким уважением» — стандартная формулировка, употребляемая по отношению к неизвестным лицам;

«Снаилучшими пожеланиями» — формулировка более фамильярная, используемая между равными, а также при обращении вышестоящего к нижестоящему;

«Преданный вам» — формулировка, употребляемая при обращении поставщика к клиенту, служащего к работодателю;

«С уважением» — при обращении более молодого к бодре старшему;

«Сглубоким почтением» — употребляется в торжественных письмах высшему должностному лицу, министру и т. д.

Пишут иногда фразы более короткие, как, например: «Искренне ваш». Такие формулировки используют в письмах, которые имеют безличный характер, например в заказах.

Протокольные формулировки. Приведем несколько приветствий, употребляемых во французском канцелярском языке:

для министра (премьер-министра): «Соблаговолите принять, господин министр (премьер-министр), заверения в моем искреннем уважении»’,

для сенатора (депутата): «Соблаговолите принять, господин сенатор, заверения в моем искреннем уважении»;

для начальника отдела: «Примите, пожалуйста, господин... (Ф. И. О.), заверения в моем глубоком уважении»;

для заместителя начальника отдела: «Примите, пожалуйста, господин... (Ф. И. О.), заверения в моем искреннем уважении».

Подпись. Данный реквизит, как правило, находится под текстом в правом нижнем углу; его составные части располагаются друг под другом (в колонку): сначала должность, затем 5—7 интервалов для непосредственно подписи и, наконец, расшифровка подписи, т. е. инициал имени одной прописной буквой и полностью фамилия также прописными буквами. Таким образом, реквизит «Подпись» выглядит следующим образом:

Директор (Подпись) С. МОРАН Замужняя женщина не должна указывать свою девичью фамилию и подписываться:

«Госпожа Дюран, урожденная Дюбуа»

Точно так же замужняя женщина в своей официальной переписке должна подписываться не своим полным именем, а только начальной буквой имени мужа, например: «Госпожа П. Дюран». Если, однако, у мужа есть братья, то во избежание недоразумений она может написать его имя полностью, например: «Госпожа Пьер Дюран».

Постскриптум. Располагается ниже подписи и указывается двумя инициалами Р.-Б.

Приложения. Если имеются документы, сопровождающие письмо, то они заносятся в рубрику «Приложения» и указываются слева внизу первой страницы основного документа. 9.2.3.