§ 5.2.2. ОРГАНИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ МЕНЕДЖМЕНТА

Информация позволяет принимать обоснованные и эффективные решения, она позволяет управлять . Но и самой информацией нужно управлять — управлять процессом ее получения и использования, управлять информационными ресурсами и информационным обеспечением .

К целям и задачам информационного обеспечения менеджмента относятся: удовлетворение информационных потребностей органов управления, предоставление им информации в виде документов; формирование, размещение, наполнение, поддержка, актуализация и использование информационных ресурсов организации

управление информационными ресурсами и информационным обеспечением управленческой деятельности означает решение следующих задач [5, 6]: оценки информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления, определение потребителей информации, состава информации, периодичности ее циркуляции (обеспечение информационного сопровождения управленческой, производственной и другой деятельности), форм представления информации (в виде диаграмм, графиков, текста, таблиц в форме, удобной для руководителей); определения источников информации, обеспечения доступа к информации из внутренних и внешних источников; унификации и организации процессов и средств сбора, фильтрации, регистрации, обработки, хранения, обновления, передачи и использования информации, распределения этих задач между подразделениями; организации потоков информации, обеспечения актуализации информации, формирование комплекса технических средств для организации информационных потоков (информационно-телекоммуникационных систем, систем диспетчеризации и мониторинга, развития и создания новых информационных и телекоммуникационных технологий и поэтапное формирование единого информационного пространства организации), обеспечения управления информацией в разнородных (многоплатформных) комплексах; создания систем управления данными, организации хранения массивов информации (преодоление проблем несовместимости типов данных, дублирования информации, обеспечение корректности (непротиворечивость данных), разработки системы классификаторов, систематизация и типизация знаний, информации и данных, хранение данных и информации в унифицированных форматах), обеспечения многократного использования информации; формирования унифицированной системы документации, разработка документооборота, разработка технологических процессов формирования документов, установления порядка составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения документов, рационализация количества показателей и объемов информационных потоков (числа документов и объема документооборота); формирования и эксплуатации системы взаимодействия информационной системы и менеджеров, организации использования информации для оценки тенденций, разработки прогнозов, оценки альтернатив решений и действий, выработки стратегии; организации обратной связи — по информации, переработанной в организации, осуществлять коррекцию входной информации; обеспечении непрерывности процесса сбора и переработки информации, развития системы информационного обеспечения, разработки «Концепции создания единой информационно-телекоммуникационной системы организации» и «Программы совершенствования информационного обеспечения организации» для планирования информационного обеспечения управленческой деятельности .

Любая организация существует в некоторой внешней среде, образуемой государством, другими организациями, людьми, общественными объединениями и технологическими, социальными, экономическими, правовыми и другими отношениями между ними . Эта же организация порождает свою внутреннюю среду. Внутренняя среда формируется совокупностью структурных подразделений пред

приятия и работающих там людей и технологическими, социальными, экономическими и другими отношениями между ними .

информация порождается соответствующими средами и, как отмечалось выше, в § 5.1.1, в зависимости от источника ее возникновения в рамках организации выделяют внутреннюю и внешнюю информацию

Внутренние источники информации представляют внутриорганизационные подразделения . Они порождают плановую, контрольную, учетную, научнотехническую, аналитическую и другую информацию . Эта информация передается и используется: транзакционными системами, предназначенными для операционной работы; системами внутрифирменного электронного документа; электронными хранилищами информации и документов; бумажным документооборотом и документами на бумажных носителях .

информация внутренней среды, как правило, является точной, полной, отражает финансово-хозяйственное состояние . Ее обработка может осуществляться с помощью стандартных формализованных процедур . Примеры внутренней информации: о людях, продуктах, затратах, жалобах, услугах, технологических процессах, сферах применения продукта, методах сбыта и технике продаж, поставках, каналах сбыта

Внешняя среда — экономические и политические субъекты, действующие за пределами предприятия, и отношения с ними Это экономические, социальные, технологические, политические и другие отношения предприятия с клиентами, поставщиками, посредниками, конкурентами, профсоюзами, государственными органами и т . п .

информация из внешней среды часто приблизительна, неточна, неполна, противоречива, имеет вероятностный характер В таком случае она требует нестандартных процедур обработки Примеры внешней информации: о рынке, конкурентах, тенденциях изменений в деловой среде страны и состоянии международных рынков, покупателях, спросе, информация о ценах на товары, требованиях клиентов и конкурентов, изменении законодательства, оперативные экономические новости, оперативная информация с сЭлт/FOREX, биржевые индексы (AKamp;M, NIKKEY и пр . ), информация по валютному, фондовому, вексельному, кредитному рынкам, аналитическая информация и т п

Использование различных внутренних и внешних источников часто не носит постоянного характера. В рамках информационного обеспечения ввод и передача информации возможны в рамках: глобальных сетей; корпоративных и локальных компьютерных сетей; систем передачи бумажных документов .

Основные требования к хранению информации состоят в обеспечении следующих свойств хранимых данных: целостность; предметная ориентация данных; историчность, интегрированность; неизменность во времени; многоуровневое хранение информации на основе правил организации информационных хранилищ, построение метаданных (данных о данных) на разных уровнях интеграции .

Удовлетворение информационных потребностей осуществляется на основе обработки и анализа информации Эти действия совершаются как в плановом порядке, так и в рамках информационных запросов, представляющих: простые и сложные (многоаспектные) запросы; формализованные и неформализованные, нерегламентированные запросы

Формализованные запросы характеризуются заданностью исходной и выходной информации, а также определенностью алгоритма получения последней из первой выделение таких процедур обработки информации позволяет их формализовать, а в дальнейшем и автоматизировать . Вопрос лишь в том, в состоянии ли используемые в организации информационные технологии обеспечить инфраструктуру для этого . Если формализованные действия автоматизированы, то гораздо проще обрабатывать неформализованные случайные запросы

С информацией осуществляются следующие действия: преобразование, представление в нужной форме; интерпретация информации как совокупности бизнес-объектов (клиенты, договоры и т д ); аналитическая работа, анализ неструктурированной и слабоструктурированной информации; прогнозирование; моделирование (информационные, финансовые, математические и эвристические модели, моделирование состояний и процессов, адаптивные модели бизнеса); поддержка принятия решений .

в результате обработки информации формируются документы и отчеты с недокументированной информацией, которые предоставляются органам управления . Основные требования к данной фазе работы с информацией: необходимо понимать, что успех связан не только с содержанием, но и с формой представления информации; при организации информационного обеспечения необходимо сформировать правильные требования к пользовательскому интерфейсу; необходимо использовать презентационную графику.

Информационное обеспечение менеджмента является одной из важнейших задач для любой организации . Более того, в современных условиях для многих предприятий система информационного обеспечения решает и задачи организации технологического процесса и носит производственный характер

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Что такое информационные ресурсы организации? . Определите понятия «документ» и «документооборот» . . Укажите обобщенные цели и задачи информационного обеспечения . . Опишите процесс информационного обеспечения управления . . Перечислите и охарактеризуйте основные действия с информацией в про

цессе информационного обеспечения управленческой деятельности

ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ Опишите информационные ресурсы вашего учебного заведения . Приведите пример документооборота для любой организации . . Опишите процесс информационного обеспечения вашего учебного заве

дения . Приведите пример недокументированной информации . Приведите при

меры внешних и внутренних источников информации для управленческой деятельности в чем разница в свойствах этих источников?