§ 5.2.1. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Информационное обеспечение менеджмента осуществляется предоставлением необходимой информации в требуемое место на основе установленных процедур с заданной периодичностью . Как отмечалось в § 5 .1.1, в любой организации имеются данные, информация и знания, сохраняемые на материальных носителях и в знаниях сотрудников .

Часть формализованной информации оформляется в виде документов (планы, заявки, приказы, отчеты и т. п . ) либо имеет недокументированный вид (звуковая информация, программы для ЭВМ, фото, кино, видеоинформация и т. п . ) .

Рис. 5.2. Информационные ресурсы организации

В широком смысле под документом понимают материальный носитель с информацией, зафиксированной на нем в любой форме — в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, — и предназначенный для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения [15]. В практике управления документ определяется не так широко . Документ — информационное сообщение в бумажной или электронной форме, оформленное по определенным правилам и заверенное в установленном порядке, подтверждающее какой-либо факт или право на что-то, используемое для управления

Сведения о работе организации в каком-либо аспекте характеризуются совокупностью показателей .

пример, объем продаж), имеет собственное название и числовую характеристику (сколько продали, когда) . на основе показателей составляются документы, которые могут включать в себя один или несколько показателей . Перемещение документов и работа с ними в организации — ее документооборот . Документооборот — система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа (т. е . процедуры формирования и использования документов для управления) .

Под процедурой понимается обусловленная последовательность действий с документами . Менеджер использует и недокументируемую информацию, для чего устанавливаются соответствующие процедуры . В информационном обеспечении менеджмента документы различают: по наименованию: письма; инструкции; телеграммы, телефонограммы; заявления; приказы, распоряжения, решения, указания, поручения, протоколы; предписания; записки, акты, расписки; характеристики; справки; удостоверения и т п ; по типу материального носителя: бумажные (письменные, графические и т. д . ); электронные документы .

По принадлежности к системе документации определенного вида деятельности (в процессе развития информационного обеспечения постепенно сложились определенные документные комплексы — системы документации) можно указать на наличие следующих систем документации: система управленческой документации, система обеспечивающей документации, система документации по основной деятельности и т . п . Система распорядительной документации (часть системы управленческой документации), например, состоит из документов, фиксирующих управленческие решения (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание, поручение), а обеспечивающая — из документации по бухгалтерскому учету и отчетности, включающих документы, отражающие движение денежных средств и материальных ценностей, и документации по личному составу, состоящей из документов, отражающих кадровую деятельность

множество разнообразных по видам и назначению документов, создаваемых в организации, предназначено, во-первых, для реализации внешних связей, во-вторых, используется сугубо для внутренней ее деятельности во всех разнообразных аспектах

Таким образом, информационное обеспечение менеджмента осуществляется в рамках информационной системы организации (информационного контура) путем использования недокументированной и документированной информации, а также на основе неформализованных (личностных) знаний сотрудников, с помощью специальных технологий сбора, передачи, хранения, обработки и представления информации (рис .

Рис. 5.3. Информационное обеспечение управления

Информационное обеспечение управленческой деятельности должно учитывать существующие законодательные и нормативные ограничения, необходимость внутренней регламентации, обеспечивать необходимый уровень безопасности при использовании технических средств в рамках соответствующих информационных технологий и уровень информационной безопасности

Нормативно-методическая база информационного обеспечения менеджмента — это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологии создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации [6].

Нормативно-методическая база менеджмента включает в себя: законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации; указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы работы с документами на федеральном уровне; правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др ) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы организации работы с документами; правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические материалы по работе с документами учреждений, организаций и предприятий; государственные стандарты на документацию; унифицированные системы документации; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; государственную систему документационного обеспечения управления . основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ); нормативные документы по организации архивного хранения документов .