Наличные расчеты

Типовые проводки и первичные документы

"І".i-ц              дебет              кредит              пїрвичнше докумекґьі

А.6.6 Цели, на которые можно направить наличную выручку

Строго говоря, расходовать наличную выручку из кассы можно только на: заработную плату, стипендии и другие выплаты работникам (в том числе социального характера); командировочные расходы; оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг; возврат покупателям или заказчикам ранее оплаченных наличными авансов; выплаты страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физических лиц.

Об этом сказано в пункте 2 Указания Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У. Причем этот перечень закрытый. Поэтому компания не может направить свою наличную выручку, скажем, на выдачу займа (письмо Банка России от 4 декабря 2007 г. № 190-Т). Однако штрафов за нецелевое использование организацией наличной выручки законодательство не предусматривает. В то же время при проверке кассовой дисциплины банк скорее всего укажет вам на нецелевое использование наличной выручки. Дело в том, что в противном случае саму кредитную организацию могут оштрафовать по статье 15.2 Кодекса РФ об административных правонарушениях - за то, что она не проконтролировала своего клиента.

В такой ситуации, чтобы не портить отношения с банком, есть два варианта. Первый: нужно сначала сдать наличную выручку в банк, потом снять со счета необходимую сумму и только затем выдать деньги. Второй: перевести деньги по безналу. Например, на банковскую карту или на специально открытый для этого счет. Сделать это несложно.

9

Система Гланду* А.6.7 Лимит кассы

? В.1.74

А.6.8 Лимит расчетов наличными

Разберемся, кто несет ответственность за расчеты с превышением установленного лимита: покупатель, заплативший наличными сумму более 100 000 руб., или продавец, принявший эти деньги. В своем письме от 24 ноября 1994 г. № 14-4/308 Центральный банк сообщил, что за расчеты наличными деньгами сверх установленных предельных сумм ответственность в одностороннем порядке несет то лицо, которое осуществило платеж, то есть покупатель. Судебная практика подтверждает данную позицию (см. постановление ФАС Московского округа от 22 мая 2006 г. по делу № КА-А40/4070-06, постановление ФАС Поволжского округа от 30 октября 2003 г. № А55-4572/03-3). Однако на практике случается, что налоговые органы привлекают к ответственности за данное нарушение продавца. По нашему мнению, в данном случае виновна все-таки организация-покупатель. А решения налоговиков о необоснованном привлечении к ответственности можно и нужно оспаривать в судебном порядке.

? В. 1.74

А.6.9 Компания не оприходовала полученную наличность

Чтобы обосновать в суде справедливость штрафа, налоговикам необходимо доказать хотя бы один из следующих фактов.

Во-первых, наличная выручка не совпадает с данными о продажах. Одно из неоспоримых доказательств неоприходования денег - это несоответствие между суммой наличных и данными о проданных через кассу товарах. Чтобы его найти, налоговики должны сравнить документы о реализации продукции (накладные, товарные отчеты и т.

44277/2005.

Во-вторых, обнаружена разница между показаниями ККТ и кассовой книги. Тут налоговики сверяют показания контрольно-кассовой техники с данными кассовой книги организации.

Дело в том, что в законодательстве неоприходованными признаются наличные, которые не поступили в общую (главную) кассу организации. Это следует из Порядка ведения кассовых операций, а также из статьи 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Одно из типичных дел, выигранных инспекторами, - постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 13 марта 2007 г. № А74-3799/06-Ф02-1166/07.

Обратите внимание: решение о штрафе можно оспорить, сославшись в суде на малозначительность правонарушения. Допустим, компания была оштрафована за неоприходование совсем небольшой суммы. Чтобы оспорить в суде решение о штрафе, организация может сослаться на статью 2.9 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Эта статья дает право судьям отменить санкции в силу малозначительности проступка (см. постановление ФАС Поволжского округа от 7 сентября 2006 г. № А49-2739/06-144ОП/7). Действующее законодательство не дает разъяснений, какое правонарушение можно считать малозначительным, поэтому данный вопрос решается судьями на их усмотрение.

А.6.10 Кассир выдал сдачу из личных денег

Разменного фонда в кассе контрольно-кассовой машины может и не быть. В таких случаях кассиры-операционисты иногда выдают покупателям сдачу из личных денег. В результате в денежном ящике ККТ образуется излишек. Налоговики расценивают его как неоприходованную выручку и штрафуют организации по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Объяснения кассиров о том, что лишние деньги в кассе являются их личными средствами, инспекторы во внимание не принимают. При этом они ссылаются на то, что хранить в ящике ККТ личные деньги нельзя.

Однако, по мнению судей, штрафовать компанию за нарушение этого правила неправомерно. И вот почему. Личные деньги -это не выручка, и они не должны приходоваться в кассу. А значит, внесение кассиром личных денег в кассу ККТ нельзя приравнивать к неоприходованию организацией денежной наличности. Поэтому, если у налоговиков нет других доказательств, судьи признают подобные штрафы незаконными. Подтверждениями этого являются постановления ФАС Северо-Западного округа от 30 октября 2006 г. № А56-54285/2005, от 2 марта 2007 г. № А56-49554/2005, от 5 марта 2007 г. № А56-48435/2006.

«

Система Глгнеух А.6.11 Кассовые аппараты, которые можно использовать при расчетах наличными

А.6.12 Порядок оприходования денег из кассы ККТ

Выручку, которая принимается через ККТ, в течение дня разрешено хранить в контрольно-кассовой машине. В конце дня эта выручка поступает в общую кассу. Это должно быть оформлено следующими документами.

1.              2-отчет (контрольные показания со счетчиков ККТ). Это последний чек, который кассир-операционист пробивает в конце

дня. Запись в журнале кассира-операциониста (форма КМ-4). Кассир-операционист делает ее на основании показаний 2-отчета. В графах журнала указываются данные об остатках на начало и конец дня, а также сумма пробитой за день выручки. Кроме того, в журнале кассира-операциониста положено отражать выявленные в конце дня излишки денег. Справка-отчет кассира-операциониста (форма КМ-6). Этот документ заполняют по данным журнала кассира-операциониста. Справку кассир должен сдать в общую кассу предприятия. Сведения о показаниях счетчиков ККТ и выручке организации (форма КМ-7). Этот документ оформляет кассир главной кассы организации. В нем он указывает общую сумму выручки, поступившей за день во все кассовые машины организации. Основанием для заполнения отчета являются справки-отчеты, сданными всеми кассирами-операционистами. Приходный кассовый ордер. Выручка, поступившая из всех ККТ, приходуется в общую кассу именно по этому документу.

6. Запись в кассовой книге. В кассовую книгу переносится информация из приходного кассового ордера.

9

Система Гладбу* А.6.13 Неисправности, при которых нельзя эксплуатировать контрольно-кассовую машину

А.6.14 Излишек в кассе

Обнаружив лишние деньги в ящике контрольно-кассовой машины, налоговики нередко штрафуют компании по статье 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях - за неприменение ККТ. При этом инспекторы рассуждают так. Расхождение между показаниями контрольного отчета ККТ и суммой наличных в кассовой машине - доказательство того, что организация не пробивает покупателям кассовые чеки.

Назвать такие санкции правомерными никак нельзя. Дело в том, что случаи, которые свидетельствуют о неприменении организацией ККТ, перечислены в постановлении Президиума ВАС РФ от 31 июля 2003 г. № 16. Такой разновидности нарушения, как хранение в кассовом ящике лишних денег, этот перечень не содержит.

А доказательств, что кассир не выдавал покупателям чеки, в данном случае у налоговиков нет. Такое подтверждение они могут получить только при контрольной закупке. Одного пересчета денег в контрольно-кассовой машине для выводов о неприменении ККТ недостаточно. Судьи согласились с этими аргументами в постановлениях ФАС Западно-Сибирского округа от 16 января 2007 г. № Ф04-8813/2006(29928-А03-43), ФАС Северо-Кавказского округа от 18 января 2006 г. № Ф08-6568/2005-

2597А.

А.6.15 Одно нарушение - один штраф

Предположим, организация действительно нарушила законодательство и не пробила через ККТ некую сумму выручки. При этом налоговики доказали, что эта сумма не была оприходована и в главную кассу организации.

Инспекторы решили предъявить компании сразу два штрафа: за неоприходование наличных денег (по ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях) и за неприменение ККТ (по ст. 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Однако второй штраф незаконен.

А.6.16 Оформление возврата денег

Кассир ККТ должен: забрать у покупателя неиспользованный чек и подписать его у директора или заведующего; составить совместно с администрацией предприятия акт по форме № КМ-3 о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам; погасить неиспользованные чеки (подписью руководителя или заведующего) и наклеить их на лист бумаги; записать в графу 15 журнала кассира-операциониста (форма № КМ-4) суммы, выплаченные по возвращенным покупателями (клиентами) чекам и количество напечатанных за день нулевых чеков; сдать в бухгалтерию 2-отчет, акт возврата денежных сумм и лист с неиспользованными чеками.

При этом применять функцию ККТ «Возврат» законодательство не обязывает. Эта функция носит вспомогательный характер и встречается не во всех кассовых аппаратах. Она помогает систематизировать данные о неиспользованных в течение дня чеках. Кассир может применить ее в двух случаях. Во-первых, когда выдает деньги по купленным за наличные товарам, которые возвращены в день покупки. А во-вторых, когда аннулирует ошибочно пробитые чеки.

На сумму каждого неиспользованного за день чека кассир пробивает так называемый «возвратный» чек. Кроме того, сумма всех «возвратных» чеков отражается в фискальном 2-отчете. Однако в фискальную память ККТ она не заносится. И соответственно, на показатель дневной выручки не влияет.

«

Система Гланду* А.6.17 Ответственность за неприменение ККТ

А.6.18 Случаи, когда можно обойтись без ККТ

Согласно Федеральному закону от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее - Закон о ККТ), есть три случая, когда можно вести расчеты наличными, не применяя кассовую технику.

Во-первых, исключение сделано для тех организаций и предпринимателей, которые ведут расчеты с населением, используя бланки строгой отчетности.

Во-вторых, ККТ разрешено не применять некоторым организациям и индивидуальным предпринимателям в силу специфики их деятельности. Эта норма, в частности, распространяется на следующие виды деятельности: на продажу газет и журналов, а также сопутствующих товаров в газетно-журнальных киосках при условии, что доля продажи газет и журналов в их товарообороте составляет не менее 50 процентов и ассортимент сопутствующих товаров утвержден органом исполнительной власти субъекта РФ; на продажу лотерейных билетов; на продажу проездных билетов и талонов для проезда в городском общественном транспорте; на торговлю на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, за исключением находящихся в этих местах торговли магазинов, павильонов, киосков, палаток, автолавок, автомагазинов, автофургонов, помещений контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых мест (помещений и автотранспортных средств, в том числе прицепов и полуприцепов), открытых прилавков внутри крытых рыночных помещений при торговле непродовольственными товарами; на продажу в пассажирских вагонах поездов чайной продукции в ассортименте, утвержденном федеральным органом исполнительной власти в области железнодорожного транспорта; на торговлю в киосках мороженым и безалкогольными напитками в розлив; на прием от населения стеклопосуды и утильсырья (кроме металлолома).

И в-третьих, проводить наличные расчеты без применения ККТ могут организации и индивидуальные предприниматели, находящиеся в отдаленных или труднодоступных местностях (кроме городов, районных центров, поселков городского типа), указанных в перечне, который утверждают региональные органы власти.

А.6.19 Техническое обслуживание (ремонт) кассового аппарата

Техническое обслуживание кассовых аппаратов могут производить: центры технического обслуживания (ЦТО); поставщики ККМ.

Об этом сказано в пункте 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 г. № 470.

ККМ должны проходить проверку исправности в ЦТО в январе-феврале каждого года. Это следует из девятого абзаца пункта 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 7 августа 1998 г. № 904.

Факт проведения техобслуживания ККМ ежегодно подтверждается голографическим знаком «Сервисное обслуживание». Этот знак наносится на корпус ККМ с той стороны, которая обращена к покупателю (п. 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 г. № 470). />Техническое обслуживание ККМ может включать в себя: осмотр контрольно-кассовой техники; текущий и (или) капитальный ремонт; замену электронной контрольной ленты защищенной (ЭКЛЗ); межремонтное обслуживание.

Организации и предприниматели не вправе производить техническое обслуживание и ремонт ККМ самостоятельно, с помощью других организаций или граждан, кроме ЦТО. Об этом сказано в шестом абзаце пункта 10 Положения, утвержденного решением ГМЭК от 6 марта 1995 г. № 2/18-95. Причем ремонт и техническое обслуживание должны выполнять только те ЦТО, где ККМ состоит на учете (подп. 11.1 п. 1 Положения, утвержденного решением ГМЭК от 6 марта 1995 г. № 2/18-95).

Ремонт ККМ производится только с разрешения руководителя организации или его заместителя. Перед тем как ремонтировать ККМ, нужно снять показания суммирующих денежных и контрольных счетчиков. Показания отражаются в акте по форме № КМ-2 и заносятся в журнал кассира-операциониста по форма № КМ-4. Акт составляется в одном экземпляре. Его подписывают члены комиссии и представитель налоговой инспекции. Акт нужно передать в бухгалтерию не позднее следующего дня вместе с накладной на передачу ККМ в ЦТО для ремонта. Такой порядок следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

Вызов специалиста ЦТО необходимо зарегистрировать в журнале по форме № КМ-8. В нем же нужно зафиксировать все выполненные работы по ремонту и техобслуживанию. Журнал заполняет специалист ЦТО. Записи о приемке работ по ремонту ККМ подтверждаются подписью специалиста ЦТО и ответственного сотрудника организации. Журнал учета вызовов должен храниться у руководителя организации. Это следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 25

декабря 1998 г. № 132.

После ремонта показания суммирующих денежных и контрольных счетчиков нужно вновь зафиксировать в акте по форме № КМ-2. Кожух ККМ опломбируется маркой-пломбой, которую наклеивает ЦТО (п. 10 постановления Правительства РФ от 23 июля 2007 г. № 470). Образец марки-пломбы утвержден Минпромэнерго России (приказ от 5 сентября 2007 г. № 351).

9

Система Гланду* А.6.20 Возврат подотчетных средств

А.6.21 Заем наличными деньгами

Не нужно применять ККТ и при предоставлении займа наличными деньгами. Объяснение тут простое. Организация-заемщик никаких товаров (работ, услуг) заимодавцу не продает, а лишь приходует в кассу наличные денежные средства, полученные по договору займа, которые к тому же по истечении определенного времени обязана вернуть (п. 1 ст. 807 Гражданского кодекса РФ). В результате применять кассовый аппарат при получении заемных денежных средств в кассу организации никакой необходимости нет. Похожая позиция изложена и в письме МНС России от 5 мая 2004 г. № 33-0-11/320 «О применении контрольно-кассовой техники».

? А.5.17

А.5.21

А.6.22 Выдача бланков строгой отчетности вместо кассового чека

Бланки строгой отчетности можно применять, если одновременно выполняются два условия.

Во-первых, организации и индивидуальные предприниматели могут применять бланки строгой отчетности только при наличных расчетах с населением. Иначе говоря, для расчетов с юридическими лицами придется обзавестись ККТ.

А во-вторых, бланки строгой отчетности можно применять только при оказании услуг, а никак не при продаже товаров.

Общий порядок утверждения форм БСО устанавливает Правительство РФ. Это прописано в пункте 2 статьи 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники...». Сейчас действует постановление Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359, которым утверждено Положение об осуществлении наличных денежных расчетов... Согласно этому документу, право утверждать новые бланки строгой отчетности предоставляется не только Минфину, но и другим государственным ведомствам. Кроме того, организации, оказывающие услуги, могут разрабатывать новые БСО сами. Причем утверждать эти формы в федеральных органах исполнительной власти не нужно. Об этом прямо сказано в письме Минфина России от 22 августа 2008 г. № 03-01-15/10-303.

Учтите, что бланк, разработанный самостоятельно, должен содержать все обязательные реквизиты, указанные в пункте 3 Положения. Кроме того, в письме № 03-01-15/10-303 чиновники отмечают, что бланк документа может быть изготовлен не только типографским способом, но и с помощью автоматизированных систем. Это предусмотрено пунктом 4 Положения. При этом должно быть выполнено два требования. Первое - автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее 5 лет. Второе требование: при заполнении бланка документа и выпуске документа автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия его бланка.

Причем организации и индивидуальные предприниматели по требованию налоговиков обязаны представлять информацию из автоматизированных систем о выпущенных документах (п. 12 Положения).

Пигибух А.6.23 Оформление БСО А.6.24 Использование ККТ при приеме металлолома

Чиновники считают, что применение ККТ в таком случае обязательно. И это несмотря на то, что обязанность пробивать чек возникает при приеме наличных денег, здесь же, напротив, организация их выплачивает.

Чиновники ссылаются на пункт 3 статьи 2 Закона о ККТ. В нем сказано, что организации и индивидуальные предприниматели в силу специфики своей деятельности либо особенностей своего местонахождения могут производить наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ при приеме от населения стеклопосуды и утильсырья, но за исключением металлолома.

Таким образом, следует вывод: при приеме от населения металлолома применять ККТ нужно. Эта позиция подтверждается, в частности, письмами ФНС России от 17 мая 2005 г. № 22-3-11/868@ и МНС России от 9 апреля 2004 г. № 33-0-11/281.

Более того, Президиум ВАС РФ придерживается по этому вопросу такой же позиции. Так, в постановлении Президиума ВАС РФ от 8 февраля 2005 г. № 12126/04 сказано: «В соответствии с абзацем 13 пункта 3 статьи 2 Закона № 54-ФЗ организации и индивидуальные предприниматели в силу специфики своей деятельности либо особенностей своего местонахождения могут производить наличные денежные расчеты без применения контрольно-кассовой техники при приеме от населения стеклопосуды и утильсырья, за исключением металлолома. Таким образом, деятельность общества по приему металлолома от населения не является деятельностью, осуществление которой возможно без применения контрольно-кассовой техники».

Следовательно, учитывая позицию налоговых органов и Президиума ВАС РФ, организация обязана применять контрольно-кассовую технику при приеме от населения металлолома. В противном случае остается рассчитывать только на то, что арбитражные суды вашего региона не примут во внимание позицию ВАС РФ, а будут руководствоваться только Законом о ККТ и здравым смыслом.

А.6.25 Расчеты наличными с компаниями и предпринимателями

Если юридическое лицо или предприниматель рассчитываются наличными, им нужно выдать как кассовый чек, так и квитанцию от приходного кассового ордера. Одного кассового чека в данном случае недостаточно. Дело в том, что пункт 13 Порядка ведения кассовых операций требует, чтобы прием наличных денег оформлялся приходным кассовым ордером, отрывную квитанцию от которого нужно передать покупателю. Подписать ее должен либо главный бухгалтер, либо другой работник организации, уполномоченный соответствующим распоряжением руководителя.

9

Система Глгдеух А.6.26 Печать на приходном кассовом ордере